Secretary Jobs - Medina Saudi

<div dir="rtl"><h3 >About the Role</h3> <p >Ash Salon is seeking an <strong >HR Manager and Administrative Affairs</strong> to join its team in Madinah. The holder of this role will be responsible for overseeing all aspects of human resources and administrative operations to ensure an organized and efficient work environment. The position is full-time and requires 5 to 10 years of experience in the field, with a monthly salary ranging from 5,625 to 7,500 SAR.</p> <h3 >Key Tasks and Responsibilities</h3> <ul > <li >Oversee recruitment and hiring processes, including determining needs, conducting interviews, and selecting suitable competencies.</li> <li >Develop and implement performance management and employee appraisal programs to ensure objectives are met.</li> <li >Prepare and update HR and administrative policies and procedures in line with the regulations.</li> <li >Manage payroll and entitlements, ensuring accurate calculation and timely payments.</li> <li >Monitor attendance records and ensure compliance with internal regulations and labor law.</li> <li >Promote positive working relationships and effectively resolve disputes to ensure a stable work environment.</li> </ul> <h3 >Required Qualifications and Experience</h3> <ul > <li >Practical experience of 5 to 10 years in HR and administrative affairs.</li> <li >Excellent and comprehensive knowledge of the Saudi Labor Law and its executive regulations.</li> <li >Familiarity with government platforms related to HR and work in Saudi Arabia.</li> </ul> <h3 >Technical Skills</h3> <ul > <li >Proficient in using <strong >Microsoft Office</strong> programs (Word, Excel, PowerPoint) with high efficiency.</li> <li >Experience using HRIS systems to facilitate operations.</li> </ul> <h3 >Leadership and Administrative Skills</h3> <ul > <li >High-level leadership and administrative capabilities, with the ability to guide teams.</li> <li >Proven ability to build and manage an effective team and motivate them to achieve objectives.</li> <li >Excellent communication, problem-solving, and strategic decision-making skills.</li> </ul> <h3 >Work Environment</h3> <p >The HR Manager and Administrative Affairs role works within the Ash Salon team in Medina, in a dynamic work environment requiring full-time commitment. The role aims to support employee growth and development and ensure compliance with local regulations, contributing to achieving the organization's operational goals.</p></div>

<p>We are launching a car wash project and are looking for a reliable and proactive operations assistant to help with the project’s daily activities, including administrative tasks, government transactions, marketing, operations, and customer service.</p><p><strong>Requirements:</strong></p><ul><li>Has a personal car</li><li>Available to work 3 to 4 hours per day</li><li>Hardworking, responsible, trustworthy</li><li>Basic English language and computer skills</li><li>Willing to undertake a variety of project-related tasks</li></ul><p>There is an opportunity to convert the role to full-time as the project expands.</p>

<p>Overview</p><p>We are looking to add an ambitious and creative individual to our team, where you will play a pivotal role in strengthening our brand presence and developing strategies to reach the target audience. We are looking for someone passionate about marketing who possesses the ability to analyze the market and develop engaging content that contributes to achieving our business goals and sustainable growth.</p><p>Key Responsibilities and Duties</p><ul><li>Develop and implement digital and traditional marketing plans to increase brand awareness.</li><li>Manage social media channels and create creative content that aligns with the company's identity.</li><li>Analyze market data and track the performance of marketing campaigns to provide periodic reports and recommendations for improvement.</li><li>Coordinate with internal teams to ensure consistency of marketing messages across all platforms.</li><li>Research new marketing opportunities and analyze competitors in the local market.</li><li>Contribute to organizing the company's events and promotional activities.<br>&nbsp;</li></ul><p>Qualifications and Requirements</p><ul><li>High school diploma or equivalent as a minimum.</li><li>Practical experience ranging from 1 to 20 years in the field of marketing.</li><li>Fluency in both Arabic and English.</li><li>Good knowledge of digital marketing tools and advertising platforms.</li><li>Ability to work in a diverse work environment and handle work pressures.<br>&nbsp;</li></ul><p>Required Skills</p><ul><li>Strong analytical skills and the ability to interpret data.</li><li>Excellent communication skills, both written and verbal.</li><li>Creativity and the ability to generate new and unconventional ideas.</li><li>Ability to organize and manage time effectively.</li><li>Teamwork skills and the ability to collaborate with various departments.<br>&nbsp;</li></ul><p>Benefits and Perks</p><ul><li>A professional work environment that supports continuous professional development.</li><li>Competitive salary package commensurate with experience and qualifications.</li><li>Comprehensive medical insurance.</li><li>Opportunities for training and career development.</li><li>A stimulating work environment that encourages innovation and initiative.</li></ul>

At Sadef, we are looking for sales specialists who are passionate about selling technical solutions to companies and organizations.<br>Sadef AI is a Saudi platform that connects the customer's existing surveillance cameras with artificial intelligence, transforming them into a smart tool that helps facilities increase operational efficiency and safety, monitor branches, and receive instant alerts and reports.<br>Responsibilities:• Attracting new clients from various sectors.• Conducting meetings and presenting the platform's demonstrations.• Understanding the client's needs and proposing the appropriate solution for them.• Preparing proposals and following up until the deal is closed.• Building long-term relationships with clients.<br>We are looking for someone who possesses:• Experience in B2B sales.• Strong negotiation and closing skills.• Proficiency in communication, presentation, and follow-up management.• Willingness to conduct field visits and achieve targets.• Experience in technical solutions, software, or camera systems sales is an added advantage.<br>

<p>&nbsp;Opportunity for HR specialists to work freelance with the MockMeet platform</p><p>The MockMeet platform connects students and fresh graduates with HR specialists to provide mock interview sessions, aiming to help them improve their performance, develop their skills, and boost their confidence before real interviews</p><p>We are looking for HR specialists to deliver training sessions that mimic real interviews, with feedback and guidance for trainees</p><p>&nbsp;</p><p>What does the trainer get?<br>Full flexibility in freelancing and setting suitable times<br>&nbsp;The platform takes only 10% of the session value<br>&nbsp;Freedom to set session prices (15, 30, 45, 60 minutes)<br>Opportunity to earn an additional income and build expertise in the training field</p><p>The platform is currently in beta, and we would be happy for HR specialists to join, test the platform, and contribute to creating a better training experience</p>

<p>Implementation and production of professional visual content (photos and videos) that reflects the quality of medical and cosmetic services at the hospital/medical complex, while adhering to the medical identity and professional standards, and supporting digital marketing campaigns using the latest editing tools and artificial intelligence.</p><p>Responsibilities</p><ul><li>Capture professional videos and photos inside the hospital (clinics, devices, doctors, cases – before/after according to policies).</li><li>Edit medical and cosmetic videos to suit social media platforms (Instagram – TikTok – Snapchat – YouTube).</li><li>Produce visual content that enhances patient trust and highlights the quality of services and doctors.</li><li>Use artificial intelligence tools:</li><li>Improve video and audio quality</li><li>Speed up editing</li><li>Write short scripts</li><li>Generate ideas for visual content</li><li>Comply with medical standards and publishing ethics (patient privacy – consents).</li><li>Work with the marketing team and doctors to implement campaigns and awareness content.</li><li>Manage and organize the archive of photos and videos.</li><li>Follow current trends in medical and cosmetic content.</li></ul><p>Required qualifications and experience</p><ul><li>&nbsp;Experience of at least <strong>two years</strong> in photography and editing in dermatology and cosmetic clinics:</li><li>Strong knowledge of medical photography basics (lighting – angles – colors).</li><li>Proficient in editing software:</li><li>Adobe Premiere Pro</li><li>After Effects</li><li>Final Cut Pro (preferred)</li><li>Experience with AI tools for editing and content creation.</li><li>Understanding of the nature of medical and cosmetic content and what is suitable for publishing.</li><li>Ability to work under pressure and meet deadlines.</li></ul><p>Required skills</p><ul><li>High visual creativity</li><li>Strong marketing sense</li><li>Accuracy and attention to detail</li><li>Good communication skills with the medical team</li><li>Speed in execution and quality in output</li></ul><p>Preferable for those who have</p><ul><li>Experience in filming medical Reels and Shorts</li><li>Experience in managing medical social media content</li><li>Knowledge of medical branding</li><li>Portfolio of past medical and cosmetic work</li></ul><p>&nbsp;</p><p>Skills</p><ul><li>High visual creativity</li><li>Strong marketing sense</li><li>Accuracy and attention to detail</li><li>Good communication with the medical team</li><li>Speed in execution and quality in output</li><li>Experience in filming medical Reels and Shorts</li><li>Experience in managing medical social media content</li><li>Knowledge of medical branding</li></ul>

<h3>Tasks and Responsibilities</h3> <ol> <li>Make phone calls to potential and existing customers according to customer lists and available sales opportunities.</li> <li>Introduce the company's products and services and explain their advantages and value to the customer in a clear and professional manner.</li> <li>Identify customer needs, understand their requirements, and offer them the appropriate product or service.</li> <li>Follow up with customers and sales opportunities continuously until the sale is completed.</li> <li>Handle customer inquiries and respond to sales objections professionally.</li> <li>Record and update customer data, calls, and follow-up results in the approved system or CRM.</li> <li>Adhere to the monthly and weekly sales targets and performance indicators set for the job.</li> <li>Follow up with customers who have shown previous interest and convert interest into actual sales opportunities.</li> <li>Coordinate with relevant departments to complete sales procedures and fulfill customer orders.</li> <li>Maintain and update the customer database continuously and accurately.</li> <li>Prepare periodic reports on calls, customers, sales opportunities, sales, and conversion rates upon request.</li> <li>Adhere to prices, offers, policies, and procedures approved by the company and do not make any unauthorized promises or discounts.</li> <li>Maintain the confidentiality of customer data and the company's commercial information.</li> <li>Deal with customers in a professional manner that reflects the company's image and maintains a high level of customer satisfaction.</li> <li>Follow up with customers after the sale as needed to ensure their satisfaction and support repeat sales or referral opportunities.</li> <li>Perform any other tasks related to the nature of the job assigned by the direct manager.</li> </ol> <h3>Requirements and Qualifications</h3> <p><strong>Educational Qualification:</strong></p> <ul> <li>Diploma or Bachelor's degree in Business Administration, Marketing, Sales, or any related field.</li> <li>Other suitable qualifications may be accepted with the availability of the required experience and skills.</li> </ul> <p><strong>Work Experience:</strong></p> <ul> <li>Previous experience in telemarketing, sales, or customer service is an advantage.</li> <li>Experience in using CRM systems or customer management systems is preferred.</li> </ul> <p><strong>Skills and Abilities:</strong></p> <ul> <li>Excellent communication, persuasion, and negotiation skills.</li> <li>Ability to build a good relationship with customers over the phone.</li> <li>Ability to handle objections and close sales.</li> <li>Listening skills and understanding customer needs.</li> <li>Ability to achieve sales targets and work according to defined performance indicators.</li> <li>Ability to follow up continuously and organize customers and sales opportunities.</li> <li>Proficiency in using computers and Microsoft Office programs.</li> <li>Ability to use CRM systems and update customer data.</li> <li>Good skills in report preparation and follow-up.</li> <li>Ability to work under pressure and withstand the nature of the job based on achieving targets.</li> <li>Commitment, discipline, good appearance, and professional behavior in dealing with customers.</li> </ul>

<div dir="rtl"><h3 >نبذة عن الوظيفة</h3> <p >تبحث مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن <strong >سكرتير</strong> للانضمام إلى فريقها في <strong >المدينة المنورة</strong>. يمثل هذا الدور فرصة للمرشحين ذوي الخبرة التي تتراوح بين <strong >0 إلى 1 سنة</strong> لتقديم الدعم الإداري الأساسي. الوظيفة متاحة بنظام <strong >الدوام الكامل</strong>، وتهدف إلى تعزيز الكفاءة التشغيلية للمؤسسة من خلال دعم المهام الإدارية اليومية.</p> <h3 >الهدف من الدور</h3> <p >يتمثل الهدف الرئيسي لهذا الدور في تقديم دعم إداري شامل للمدير أو الإدارة العليا. يشمل ذلك إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية، وتنظيم الوثائق، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية. يساهم السكرتير في ضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وفعالية، مما يدعم الأهداف التشغيلية للمؤسسة.</p> <h3 >المهام والمسؤوليات الرئيسية</h3> <ul > <li >تدوين الملاحظات بطريقة الاختزال، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.</li> <li >تلقي المكالمات الهاتفية من الموظفين والعملاء الخارجيين وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل الهاتفية والإجابة على أسئلة المتصلين وتحويل المكالمات.</li> <li >التعامل مع البريد الوارد والصادر، وفحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها.</li> <li >فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعة الاجتماعات وتحضير جدول الأعمال.</li> <li >إنشاء أنظمة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وحفظ جميع المستندات بشكل منتظم.</li> </ul> <h3 >المؤهلات والخبرات المطلوبة</h3> <p >يتطلب هذا الدور خبرة عملية تتراوح بين <strong >0 إلى 1 سنة</strong> في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري. يجب أن يكون المرشح قادراً على أداء المهام الإدارية بكفاءة ودقة، مع امتلاك مهارات تنظيمية وتواصل ممتازة.</p> <h3 >بيئة العمل</h3> <p >يعمل شاغل الوظيفة بنظام <strong >الدوام الكامل</strong> ضمن بيئة مكتبية في <strong >المدينة المنورة</strong>. يتطلب الدور التواجد المنتظم في مقر المؤسسة لدعم العمليات اليومية وتقديم المساعدة الإدارية اللازمة.</p> <h3 >معلومات إضافية</h3> <p >هذه فرصة للانضمام إلى مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات في المدينة المنورة. لم يتم الكشف عن تفاصيل الراتب لهذه الوظيفة.</p></div>

<div dir="rtl"><h3 >نبذة عن الدور</h3> <p >تبحث مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن <strong >سكرتير</strong> للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يمثل هذا الدور بدوام كامل فرصة للمرشحين ذوي الخبرة التي تتراوح بين <strong >0-1 سنة</strong> لتقديم الدعم الإداري والتنظيمي الفعال للمدير أو الإدارة. يهدف شاغل الوظيفة إلى ضمان سير العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة، من خلال إدارة المهام المكتبية المتنوعة.</p> <h3 >المسؤوليات الأساسية</h3> <ul > <li >تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، بما في ذلك تنظيم المهام اليومية والمساعدة في سير العمل.</li> <li >المساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية لضمان تحقيق الأهداف المحددة ومتابعة التقدم المحرز.</li> <li >إدارة وتنظيم جدول الأعمال والمواعيد الخاصة بالمدير أو الإدارة بكفاءة ودقة.</li> </ul> <h3 >إدارة المراسلات والوثائق</h3> <ul > <li >تدوين الملاحظات التي يتم إملاؤها بطريقة الاختزال أو الكتابة السريعة، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات.</li> <li >مراجعة وتنسيق جميع الوثائق والمراسلات الصادرة والواردة لضمان مطابقتها لمعايير المكتب والجودة المطلوبة.</li> <li >التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام والأفراد المعنيين.</li> </ul> <h3 >تنظيم الاتصالات والاجتماعات</h3> <ul > <li >تلقي وفرز المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين وتوجيهها إلى الجهات المختصة.</li> <li >استلام الرسائل الهاتفية الهامة والإجابة على استفسارات المتصلين الأساسية، وتحويل المكالمات إلى الشخص المناسب.</li> <li >فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين لضمان التوافق.</li> <li >تحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات المناسبة، وتحضير جداول الأعمال والمواد اللازمة.</li> </ul> <h3 >حفظ السجلات والمعلومات</h3> <ul > <li >إنشاء وصيانة أنظمة فعالة ومنظمة لحفظ الملفات والسجلات الورقية والإلكترونية.</li> <li >ضمان حفظ جميع المستندات بشكل منتظم وآمن، وتسهيل عملية استرجاعها عند الحاجة.</li> </ul> <h3 >المؤهلات ومتطلبات الخبرة</h3> <ul > <li >خبرة عملية تتراوح بين <strong >0-1 سنة</strong> في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.</li> <li >القدرة على استخدام برامج الحاسوب المكتبية الأساسية (مثل Microsoft Office).</li> <li >مهارات تنظيمية وإدارية عالية، مع القدرة على تحديد الأولويات وإدارة الوقت بفعالية.</li> <li >مهارات تواصل كتابي وشفوي ممتازة باللغة العربية.</li> </ul></div>

<div dir="rtl"><h3 >نبذة عن الدور</h3> <p >تعلن مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن حاجتها لتعيين <strong >سكرتير</strong> بدوام كامل في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، والمساهمة في سلاسة العمليات اليومية للمؤسسة من خلال إدارة الوثائق والمكالمات والاجتماعات. يتطلب الدور خبرة تتراوح بين <strong >0 إلى 1 سنة</strong>.</p> <h3 >المهام والمسؤوليات الرئيسية</h3> <ul > <li >تدوين الملاحظات المكتوبة بطريقة الاختزال (الكتابة السريعة)، ونسخ المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، مع مراجعتها وتنسيقها بما يتوافق مع معايير المكتب.</li> <li >تلقي المكالمات الهاتفية الواردة من الموظفين والعملاء الخارجيين، فرزها، توجيهها، استلام الرسائل الهاتفية، والإجابة على استفسارات المتصلين وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.</li> <li >التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية، تسجيلها، وتوزيعها بفعالية.</li> <li >فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، تنسيق جداول المشاركين، تحديد أوقات الاجتماعات، تأمين قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال.</li> <li >إنشاء وصيانة أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات، وضمان تنظيم جميع المستندات بشكل منهجي.</li> </ul> <h3 >المؤهلات والخبرات</h3> <ul > <li >خبرة عملية تتراوح بين <strong >0 إلى 1 سنة</strong> في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.</li> </ul> <h3 >المهارات المطلوبة</h3> <ul > <li >مهارات ممتازة في الكتابة السريعة وتدوين الملاحظات.</li> <li >القدرة على صياغة وتنسيق المراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات بدقة.</li> <li >مهارات اتصال قوية للتعامل مع المكالمات الهاتفية والزوار بمهنية.</li> <li >القدرة على تنظيم وإدارة المواعيد وجداول الأعمال بفعالية.</li> <li >مهارات تنظيمية عالية في إدارة الملفات والسجلات.</li> </ul> <h3 >موقع العمل ونوعه</h3> <p >يقع مقر العمل لهذه الوظيفة في <strong >المدينة المنورة</strong>، المملكة العربية السعودية. الوظيفة بدوام <strong >كامل</strong>.</p> <h3 >معلومات إضافية</h3> <p >الراتب لهذه الوظيفة <strong >غير معلن</strong>. ندعو المرشحين المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم.</p></div>

<div dir="rtl"><h3 >نبذة عن الدور</h3> <p >تبحث مؤسسة عماد ابراهيم الفت حلواني لتقديم الوجبات عن <strong >سكرتير</strong> للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للمدير أو الإدارة، مما يضمن سلاسة العمليات اليومية وفعالية التواصل. هذه الوظيفة بدوام كامل وتتطلب خبرة تتراوح بين 0-1 سنة.</p> <h3 >الغرض من الوظيفة</h3> <p >يتمثل الغرض الأساسي لهذا الدور في دعم الإدارة من خلال تنظيم المهام المكتبية والإدارية، وتسهيل تدفق المعلومات، والمساعدة في تنسيق المشاريع الأساسية. يشمل ذلك إدارة المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، والحفاظ على السجلات، لضمان بيئة عمل منظمة وفعالة.</p> <h3 >المهام والمسؤوليات الرئيسية</h3> <ul > <li >تدوين الملاحظات والمراسلات والتقارير ومحاضر الاجتماعات، ومراجعتها وتنسيقها وفقاً لمعايير المكتب.</li> <li >تلقي المكالمات الهاتفية وفرزها وتوجيهها، واستلام الرسائل، والإجابة على استفسارات المتصلين، وتحويل المكالمات إلى الأطراف المعنية.</li> <li >التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فحص المراسلات البريدية وتسجيلها وتوزيعها على الأقسام المختصة.</li> <li >فحص طلبات الاجتماعات والمواعيد، وتنسيق جداول المشاركين، وتحديد أوقات الاجتماعات، وتأمين قاعات الاجتماعات وتحضير جداول الأعمال.</li> <li >إنشاء أنظمة فعالة لحفظ الملفات والسجلات وصيانتها، وضمان حفظ جميع المستندات بشكل منظم ودقيق.</li> </ul> <h3 >المؤهلات والخبرات المطلوبة</h3> <ul > <li >خبرة عملية تتراوح بين <strong >0 إلى 1 سنة</strong> في مجال السكرتارية أو الدعم الإداري.</li> </ul> <h3 >موقع العمل ونوع الدوام</h3> <p >يقع مقر العمل لهذه الوظيفة في <strong >المدينة المنورة</strong>، المملكة العربية السعودية. الوظيفة بدوام <strong >كامل</strong>.</p> <h3 >معلومات إضافية</h3> <p >الراتب لهذه الوظيفة <strong >غير معلن</strong> وسيتم مناقشته خلال عملية المقابلة. ندعو المهتمين الذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقديم.</p></div>

Job Summary:The Executive Secretary provides professional administrative and coordination support to senior management, ensuring efficient management of schedules, meetings, correspondence, travel arrangements, and follow-up activities. The role supports the smooth operation of the executive office by maintaining confidentiality, coordinating with internal and external stakeholders, and using SAP and other digital systems to manage administrative tasks and records.<br>Key Accountabilities:Manage executive calendars, meetings, appointments, and daily priorities. Prepare meeting agendas, presentations, reports, and executive documents. Coordinate travel, accommodation, visas, and itineraries. Manage correspondence, calls, and communications professionally and confidentially. Maintain organized records, confidential documents, and filing systems. Act as a point of contact between the executive and internal/external stakeholders. Follow up on action items, deadlines, and executive instructions with relevant departments. Coordinate meetings, leadership sessions, and executive events. Support tracking of projects, reports, and key initiatives. Use SAP systems for relevant administrative, purchasing, expense, or reporting activities. Maintain accurate records and prepare basic reports and trackers as required.<br>Experience & Academic Qualifications:3–5 years of experience as an Executive Secretary, Executive Assistant, or similar role, preferably supporting senior executives. Bachelor’s degree in Business Administration, Management, or a related field. Strong English communication and business writing skills. Advanced proficiency in Microsoft Office and SAP/SAP systems. Strong organizational, communication, and confidentiality skills.

‏⁦We are looking for a highly organized and proactive Executive Secretary to support senior management and ensure smooth daily operations.<br>⁩Responsibilities:⁦* Manage executives’ calendars, meetings, and appointments* Prepare reports, presentations, and official correspondence* Coordinate internal and external meetings* Take meeting minutes and follow up on action items* Handle confidential information with professionalism* Organize documents and maintain proper filing systems* Act as a point of contact between management and other departments<br><br><br>⁦Requirements:<br>* Bachelor’s degree in Business Administration or related field* Proven experience as an Executive Secretary or similar role* Strong organizational and time management skills* Excellent communication skills (Arabic & English)* Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Power Point)* Ability to work under pressure and handle multiple tasks

<div dir="rtl"><h3 >نبذة عن الدور</h3> <p >تبحث <strong >شركة أحمد للعطور</strong> عن <strong >مساعد إداري</strong> للانضمام إلى فريقها في المدينة المنورة. يهدف هذا الدور إلى تقديم الدعم الإداري الشامل للرئيس المباشر، وضمان سير العمليات اليومية بكفاءة وفعالية. يشمل الدور متابعة تنفيذ القرارات الإدارية، وتنظيم المراسلات والمواعيد، وإنجاز الأعمال المكتبية المختلفة.</p> <h3 >المهام والمسؤوليات الرئيسية</h3> <ul > <li >متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر.</li> <li >تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات الوحدة التنظيمية.</li> <li >المشاركة في الاجتماعات لتدوين وتوثيق المحاضر، وطباعة وتوزيعها على الأطراف المعنية.</li> <li >إنجاز الأعمال الإدارية اليومية المتعلقة بسير العمل.</li> </ul> <h3 >إدارة المراسلات والوثائق</h3> <ul > <li >صياغة وتدقيق الخطابات الإدارية والبريد الإلكتروني والتقارير.</li> <li >تنظيم أعمال البريد اليومية، بما في ذلك فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين.</li> <li >فتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.</li> <li >أرشفة وحفظ المستندات والبيانات، وترتيب ملفات الموظفين والشركات ورقياً ورقمياً بأسلوب يسهل الرجوع إليها.</li> </ul> <h3 >الدعم المكتبي وإدخال البيانات</h3> <ul > <li >توفير اللوازم المكتبية اللازمة وإعداد قاعات الاجتماعات.</li> <li >ترتيب الترتيبات اللوجستية المطلوبة للفعاليات والاجتماعات.</li> <li >إنجاز أعمال الطباعة والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية.</li> <li >تسجيل الطلبات والمعلومات بدقة عبر الأنظمة الداخلية للشركة.</li> </ul> <h3 >المؤهلات والخبرات المطلوبة</h3> <ul > <li >خبرة تتراوح بين <strong >0 إلى 1 سنة</strong> في مجال إداري ذي صلة.</li> <li >القدرة على تنظيم المهام وتحديد الأولويات بفعالية.</li> <li >مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.</li> <li >إتقان استخدام برامج الحاسوب الأساسية، بما في ذلك حزمة مايكروسوفت أوفيس.</li> </ul> <h3 >معلومات إضافية</h3> <p >هذه الوظيفة بدوام كامل ومقرها في <strong >المدينة المنورة</strong>. تلتزم شركة أحمد للعطور بتوفير بيئة عمل منظمة وداعمة تساهم في تطوير الموظفين.</p></div>

<div dir="rtl"><h3 >نبذة عن الدور</h3> <p >تبحث <strong >شركة رسين المستقبل</strong> عن <strong >مساعد إداري</strong> للانضمام إلى فريقها في <strong >المدينة المنورة</strong>. يهدف هذا الدور بدوام كامل إلى دعم الرئيس المباشر في تنفيذ القرارات الإدارية، وتنظيم سير العمل اليومي، وإدارة المهام الإدارية المتنوعة لضمان الكفاءة التشغيلية. يتطلب الدور خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة.</p> <h3 >المهام والمسؤوليات الرئيسية</h3> <p >يتولى المساعد الإداري مجموعة من المهام الأساسية لضمان سير العمل الإداري بسلاسة وفعالية، وتشمل هذه المهام ما يلي:</p> <ul > <li >تنفيذ التعليمات الإدارية الصادرة عن الرئيس المباشر ومتابعة تطبيق القرارات الإدارية الصادرة عنه.</li> <li >إدارة البريد الوارد والصادر، بما في ذلك فتح وفرز البريد الورقي وتوزيعه على المعنيين، وفتح البريد الإلكتروني والرد عليه بحسب توجيهات الرئيس المباشر.</li> <li >إنجاز أعمال الطباعة، والرد على الاستفسارات والمكالمات الهاتفية، وتنظيم الملفات الخاصة بالعمل.</li> <li >حفظ المعاملات والوثائق والعناية بالملفات بأسلوب سلس يسهل عملية الرجوع إليها عند الحاجة.</li> <li >تنسيق وتنظيم اجتماعات الرئيس المباشر واجتماعات موظفي الوحدة التنظيمية، والمشاركة في هذه الاجتماعات لتدوين وتوثيق محاضرها، بالإضافة إلى طباعة وتوزيع محاضر الاجتماعات الخاصة بالرئيس المباشر على الأطراف الأخرى المشاركة في الاجتماع.</li> </ul> <h3 >المؤهلات والخبرات</h3> <p >للتقدم لهذا الدور، يجب أن يمتلك المرشح المؤهلات والخبرات التالية:</p> <ul > <li >خبرة عملية تتراوح بين 0 إلى 1 سنة في مجال إداري أو ما يعادله.</li> <li >القدرة على تنفيذ المهام الإدارية بكفاءة ودقة.</li> </ul> <h3 >المهارات والكفاءات</h3> <p >يتطلب هذا الدور مجموعة من المهارات والكفاءات التي تضمن الأداء الفعال، ومنها:</p> <ul > <li >مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على إدارة الوقت وتحديد الأولويات.</li> <li >مهارات تواصل كتابي وشفوي فعالة للتعامل مع البريد والمكالمات والاستفسارات.</li> <li >القدرة على استخدام أدوات المكتب الأساسية مثل الطباعة والتعامل مع البريد الإلكتروني.</li> <li >الدقة والاهتمام بالتفاصيل في إنجاز المهام الإدارية وحفظ الملفات.</li> </ul> <h3 >طبيعة العمل والموقع</h3> <p >هذا الدور هو وظيفة بدوام كامل ومقرها في <strong >المدينة المنورة</strong>. سيعمل المساعد الإداري ضمن فريق لدعم العمليات اليومية للشركة وضمان سيرها بكفاءة.</p> <h3 >التقديم للوظيفة</h3> <p >ندعو المهتمين والذين يستوفون المتطلبات المذكورة أعلاه للتقدم لهذه الفرصة في شركة رسين المستقبل.</p></div>

<div dir="rtl">خبرة في إدارة أعمال التشغيل والإصلاح والصيانة لأعمال الصيانة وأعمال التشطيبات في المباني والمجمعات الضخمة مع القدرة على تنظيم وتخطيط العمليات اليومية وأعمال الصيانة الوقائية القصيرة والطويلة المدى كما يجب أن تكون لديه معرفة بجميع الحرف المهام الرئيسية: <ul data-start="156" data-end="1156"><li data-section-id="1u8s68v" data-start="156" data-end="246">الإشراف على أعمال التشغيل والصيانة والإصلاح وأعمال التشطيبات للمباني والمجمعات الكبرى. </li> <li data-section-id="15vg0el" data-start="247" data-end="327"> إعداد وتنفيذ خطط الصيانة الوقائية (قصيرة وطويلة المدى) ومتابعة الالتزام بها. </li> <li data-section-id="13kjck2" data-start="328" data-end="397"> تنظيم وتخطيط العمليات اليومية وتوزيع المهام على فرق العمل الفنية. </li> <li data-section-id="kpq0mm" data-start="398" data-end="479"> متابعة أعمال الصيانة التصحيحية وضمان سرعة الاستجابة للأعطال ومعالجتها بكفاءة. </li> <li data-section-id="1q1j9wm" data-start="480" data-end="557"> الإشراف على جودة أعمال التشطيبات والتأكد من مطابقتها للمواصفات والمعايير. </li> <li data-section-id="au6el8" data-start="558" data-end="640"> إدارة ومتابعة جميع التخصصات الفنية (كهرباء، ميكانيكا، سباكة، تشطيبات، وغيرها). </li> <li data-section-id="pk5byd" data-start="641" data-end="707"> إعداد الجداول الزمنية لأعمال التشغيل والصيانة ومراقبة تنفيذها. </li> <li data-section-id="m1bx5d" data-start="708" data-end="773"> إجراء الجولات الميدانية الدورية لتقييم حالة المباني والمرافق. </li> <li data-section-id="5z0h3h" data-start="774" data-end="830"> إعداد التقارير الفنية الدورية ورفعها للإدارة العليا. </li> <li data-section-id="krulam" data-start="831" data-end="881"> التنسيق مع المقاولين والموردين ومتابعة أدائهم. </li> <li data-section-id="130xk90" data-start="882" data-end="939"> ضمان الالتزام بمعايير الجودة والصحة والسلامة المهنية. </li> <li data-section-id="1pm7gsm" data-start="940" data-end="1014"> متابعة استهلاك المواد وطلب الاحتياجات اللازمة لأعمال الصيانة والتشغيل. </li> <li data-section-id="6z1duk" data-start="1015" data-end="1082"> معالجة الشكاوى والملاحظات المتعلقة بالصيانة والتشغيل بشكل فعال. </li> <li data-section-id="1gaqaxh" data-start="1083" data-end="1156"> المشاركة في الاجتماعات الفنية وتقديم التوصيات لتحسين الأداء التشغيلي.&nbsp;</li> </ul></div>

<h3 >About the Role</h3> <p >Recruit Lytix HR is seeking an <strong >Entry Level Administrative Assistant</strong> to join our fast-growing company. This is a full-time, remote position based in Medina, Al Madinah, Saudi Arabia, designed to support the smooth operation of daily business activities.</p> <h3 >Role Purpose and Contribution</h3> <p >The Administrative Assistant will play a key role in maintaining accurate company records and databases, ensuring information is handled efficiently and correctly. This position provides general administrative support across various teams, contributing to improved workflow and streamlined internal processes within a dynamic work environment.</p> <h3 >Key Responsibilities</h3> <ul > <li >Perform data entry and maintain accurate records across internal systems.</li> <li >Update spreadsheets, trackers, and documentation regularly.</li> <li >Organize digital files to ensure information is easily accessible.</li> <li >Assist with scheduling, task coordination, and administrative workflows.</li> <li >Monitor and follow up on assigned tasks to ensure timely completion.</li> <li >Support internal teams by maintaining structured and up-to-date information.</li> <li >Identify and flag missing or inconsistent data for correction.</li> <li >Maintain clear and professional written communication.</li> </ul> <h3 >Candidate Profile</h3> <p >Candidates for this role should possess <strong >0-1 years of experience</strong> in an administrative or data management capacity. The ideal candidate will be dedicated, detail-oriented, and capable of managing multiple tasks while ensuring accuracy and efficiency in a remote setting.</p> <h3 >Professional Development</h3> <p >This position offers a foundation in administrative support and digital operations. The successful candidate will gain practical experience in data management, task coordination, and workflow organization, developing skills that are transferable across various career paths.</p> <h3 >Work Setting</h3> <p >This is a full-time, remote opportunity, providing flexible working arrangements. The role operates within a supportive and dynamic work environment, contributing to a team based in Medina, Al Madinah, Saudi Arabia.</p>

<h3 >About the Opportunity</h3> <p >ProForce Hire is seeking a <strong >Data Entry &amp; Administrative Assistant</strong> to provide essential remote support. This full-time position, based in Al Madinah (Medina), is designed for individuals who are organised and detail-oriented, focusing on accurate information management and administrative coordination.</p> <h3 >Role Overview</h3> <p >The successful candidate will play a crucial role in supporting efficient business operations through high-quality administrative work. This involves managing records, processing data, and maintaining documentation, while also assisting with daily administrative activities. The role requires working independently while collaborating with internal teams to ensure information remains accurate, organised, and accessible, thereby contributing to improved productivity and streamlined workflows.</p> <h3 >Key Responsibilities</h3> <ul > <li >Perform accurate data entry and maintain updated records.</li> <li >Review and verify information for accuracy and completeness.</li> <li >Organise and manage electronic files and documents.</li> <li >Assist with administrative reporting and spreadsheet management.</li> <li >Update databases and tracking systems regularly.</li> <li >Support document preparation and processing activities.</li> <li >Respond to internal requests for information and updates.</li> <li >Maintain confidentiality of company and client information.</li> <li >Monitor administrative tasks and ensure timely completion.</li> <li >Assist with general office support activities as required.</li> </ul> <h3 >Candidate Profile</h3> <p >We are seeking a candidate with <strong >0-1 years of experience</strong> in a related administrative or data entry role. The ideal applicant will demonstrate strong organisational skills, meticulous attention to detail, and a proactive approach to supporting business operations. An interest in efficient information management and a commitment to maintaining data accuracy are essential for this position.</p> <h3 >Work Setting</h3> <p >This is a <strong >full-time, remote position</strong> based in <strong >Al Madinah (Medina)</strong>. The role requires the ability to work independently while effectively collaborating with internal teams to achieve shared objectives.</p> <h3 >Application Information</h3> <p >Qualified candidates are invited to apply for this role. Salary for this position will be discussed during the interview process.</p>

<h3 >About the Role</h3> <p >Recruit Lytix HR is seeking a <strong >Data Entry &amp; Administrative Assistant</strong> to provide essential remote support for business operations. This full-time position, based in Medina, Al Madinah, is ideal for individuals with 0-1 years of experience who are organized and detail-oriented. The role focuses on accurate information management, document handling, and administrative coordination to support efficient business operations through high-quality administrative work.</p> <p >The successful candidate will manage records, process data, and maintain documentation, while also assisting with daily administrative activities. You will work independently while collaborating with internal teams to ensure information remains accurate, organized, and accessible, contributing to improved productivity and streamlined workflows.</p> <h3 >Key Responsibilities</h3> <ul > <li >Perform accurate data entry and maintain updated records.</li> <li >Review and verify information for accuracy and completeness.</li> <li >Organize and manage electronic files and documents.</li> <li >Assist with administrative reporting and spreadsheet management.</li> <li >Update databases and tracking systems regularly.</li> <li >Support document preparation and processing activities.</li> <li >Respond to internal requests for information and updates.</li> <li >Maintain confidentiality of company and client information.</li> <li >Monitor administrative tasks and ensure timely completion.</li> <li >Assist with general office support activities as required.</li> </ul> <h3 >Candidate Profile</h3> <p >We are seeking a candidate with a strong attention to detail and a commitment to accuracy in all tasks. The ideal individual will possess excellent organizational and time-management skills, enabling them to effectively handle multiple administrative responsibilities. Strong problem-solving abilities are also essential for this role.</p> <h3 >Essential Skills and Tools</h3> <ul > <li >Good written and verbal communication skills.</li> <li >Comfortable working with various digital tools and software.</li> <li >Ability to work independently in a remote environment.</li> </ul> <h3 >Work Arrangement</h3> <p >This is a <strong >full-time remote position</strong>, requiring the ability to work independently while maintaining effective collaboration with internal teams. Candidates must ensure they have a reliable internet connection and consistent computer access to perform duties efficiently from their remote setup.</p> <h3 >Application Process</h3> <p >Interested candidates who meet the above requirements are encouraged to apply.</p>

<h3 >About the Role: Administrative Assistant Data Entry</h3> <p >Recruit Lytix HR is seeking a <strong >Remote Administrative Assistant Data Entry</strong> to join our team. This full-time position is based in Medina, Al Madinah, Saudi Arabia, and focuses on providing essential operational support through meticulous record management and administrative coordination.</p> <h3 >Role Overview</h3> <p >The Administrative Assistant Data Entry will be responsible for maintaining accurate records, preparing documents, and updating information within various systems. This role is crucial for ensuring data integrity and supporting administrative workflows in a virtual environment. The successful candidate will contribute to overall operational efficiency by ensuring timely and accurate information management and adherence to established processes.</p> <h3 >Key Responsibilities</h3> <ul > <li >Provide administrative support across various business functions.</li> <li >Maintain accurate records and digital databases.</li> <li >Perform data entry and information verification tasks.</li> <li >Prepare documents, reports, and spreadsheets.</li> <li >Manage electronic files and documentation systems.</li> <li >Assist with scheduling and administrative coordination.</li> <li >Track and update project-related information.</li> <li >Respond to internal administrative requests.</li> <li >Maintain confidentiality and adhere to data security standards.</li> <li >Support process improvement initiatives.</li> </ul> <h3 >Candidate Profile</h3> <p >We are looking for an individual who is highly <strong >organised</strong> and <strong >dependable</strong>, with strong data entry skills. The ideal candidate will be comfortable managing tasks effectively in a virtual work environment and committed to ensuring accuracy in all administrative duties.</p> <h3 >Qualifications and Work Environment</h3> <p >This role requires <strong >0-1 years of experience</strong> in an administrative or data entry capacity. It is a <strong >full-time remote position</strong>, offering flexibility while requiring consistent engagement and adherence to virtual work protocols.</p> <h3 >Application Information</h3> <p >Interested candidates are encouraged to apply. We look forward to reviewing your qualifications for this role.</p>