Remote - Saudi - Medina · 10 August 2026
Administration
<h3 >About the Role</h3>
<p >Recruit Lytix HR is seeking a dedicated Administrative Data Entry File Clerk to join its team. This <strong >full-time, remote position</strong> is based in Medina, Al Madinah, and is open to candidates with <strong >0-1 years of experience</strong>. The role is integral to maintaining organized business operations and ensuring the accuracy of administrative records.</p> <h3 >Position Summary</h3>
<p >The Administrative Data Entry File Clerk will be responsible for maintaining digital files, updating databases, and organizing administrative records. This position requires a strong focus on accuracy and efficiency to support daily operations and contribute to team organization and productivity. The successful candidate will work independently within a remote environment.</p> <h3 >Key Responsibilities</h3>
<ul >
<li >Receive files from various sources, including shared inboxes, portals, internal ticketing tools, and cloud folders.</li>
<li >Confirm document types, required fields, signatures, and attachments for all incoming records.</li>
<li >Index each record using standard metadata such as client/project ID, date, document category, version, and region.</li>
<li >Apply standardized naming conventions and folder structures to ensure consistent document organization.</li>
<li >Convert document formats as needed, including PDF merge/split, image-to-PDF conversion, compressing files, and version labeling.</li>
<li >Maintain controlled libraries for final, draft, and archived documents, including the application of retention tags.</li>
<li >Perform daily spot checks to identify duplicates, misfiles, missing pages, and unreadable scans.</li>
<li >Flag exceptions and route them to the correct owner with clear, concise notes.</li>
<li >Maintain error logs and contribute to process improvements aimed at reducing rework.</li>
<li >Handle sensitive records with strict access controls and maintain confidentiality.</li>
<li >Follow retention schedules, legal hold instructions, and deletion/archival rules.</li>
<li >Support audits by quickly retrieving records and documenting chain-of-custody steps.</li>
<li >Coordinate with HR, Finance, Operations, Legal, or Customer teams to clarify file requirements.</li>
<li >Provide status updates on backlog, turnaround time, and issues identified during processing.</li>
</ul> <h3 >Required Skills and Tools</h3>
<p >Candidates must demonstrate strong attention to detail, reliability, and a commitment to data accuracy. The ability to work independently in a remote setting is essential. Proficiency with the following tools and systems is expected:</p>
<ul >
<li >Cloud storage platforms (*, Google Drive, SharePoint, Dropbox)</li>
<li >Document management tools (*, Adobe Acrobat or equivalents)</li>
<li >Spreadsheet software</li>
<li >Ticketing systems (*, Jira, Asana, ServiceNow)</li>
<li >E-signature platforms</li>
<li >Basic office productivity tools</li>
</ul> <h3 >Performance Expectations</h3>
<p >Success in this role will be measured by several key indicators, including:</p>
<ul >
<li >Achieving a high accuracy rate (low misfile/metadata error rate).</li>
<li >Maintaining efficient turnaround times from file receipt to completion.</li>
<li >Managing backlog size effectively and demonstrating consistent daily throughput.</li>
<li >Ensuring rapid and complete retrieval of records during audits.</li>
<li >Adhering strictly to compliance standards, including access control and retention tagging.</li>
</ul> <h3 >Application Information</h3>
<p >If you are a detail-oriented individual with strong organizational skills and a commitment to data integrity, we encourage you to apply for this position.</p>
<h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">عن الدور</h3>
<p style="margin:0 0 12px; ************;">تبحث Recruit Lytix HR عن موظف إداري متفانٍ لإدخال البيانات في الملفات لينضم إلى فريقها. هذا <strong style="font-weight:700;">الوظيفة بدوام كامل عن بُعد</strong> ومقرها في المدينة المنورة، ومفتوحة أمام المرشحين الذين يمتلكون <strong style="font-weight:700;">0-1 سنوات من الخبرة</strong>. الدور أساسي للحفاظ على تشغيل الأعمال بشكل منظم وضمان دقة السجلات الإدارية.</p> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">ملخص المنصب</h3>
<p style="margin:0 0 12px; ************;">سيكون موظف إدخال البيانات الإداري مسئولاً عن الحفاظ على الملفات الرقمية، وتحديث قواعد البيانات، وتنظيم السجلات الإدارية. يتطلب هذا المنصب تركيزاً قوياً على الدقة والكفاءة لدعم العمليات اليومية والمساهمة في تنظيم الفريق وإنتاجيته. سيعمل المرشح الناجح بشكل مستقل ضمن بيئة عن بُعد.</p> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">المسؤوليات الرئيسية</h3>
<ul style="margin:0 0 12px; padding-inline-start:24px; list-style-type:disc; list-style-position:outside;">
<li style="margin:0 0 6px;">استلام الملفات من مصادر متنوعة، بما في ذلك صناديق البريد المشتركة، البوابات، أدوات التذاكر الداخلية، والمجلدات السحابية.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">تأكيد أنواع المستندات، الحقول المطلوبة، التوقيعات، والمرفقات لجميع السجلات الواردة.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">فهرسة كل سجل باستخدام بيانات وصفية قياسية مثل معرف العميل/المشروع، التاريخ، فئة المستند، الإصدار، والمنطقة.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">تطبيق أساليب التسمية المعيارية وهيكليات المجلدات لضمان تنظيم المستندات بشكل متسق.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">تحويل صيغ المستندات حسب الحاجة، بما في ذلك دمج/تقسيم PDF، تحويل الصور إلى PDF، ضغط الملفات، وتسمية الإصدارات.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">إدارة مكتبات محكومة للمستندات النهائية والتجريبية والمحفوظة، بما في ذلك تطبيق وسوم الاحتفاظ.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">إجراء فحوصات يومية سريعة لتحديد التكرارات، الملفات الخاطئة، الصفحات المفقودة، ومسح غير قابل للقراءة.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">الإبلاغ عن الاستثناءات وتحويلها إلى المالك الصحيح مع ملاحظات واضحة وموجزة.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">الحفاظ على سجلات الأخطاء والمساهمة في تحسين العمليات بهدف تقليل إعادة العمل.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">التعامل مع السجلات الحساسة وفق ضوابط وصول صارمة والحفاظ على السرية.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">اتباع جداول الاحتفاظ، وتعليمات الحجز القانوني، وقواعد الحذف/الأرشفة.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">دعم عمليات التدقيق من خلال استرجاع السجلات بسرعة وتوثيق خطوات سلسلة الحفظ.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">التنسيق مع فرق الموارد البشرية والمالية والعمليات والقانونية أو العملاء لتوضيح متطلبات الملف.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">تقديم تحديثات الحالة عن التراكم ووقت الانجاز والقضايا التي تم رصدها أثناء المعالجة.</li>
</ul> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">المهارات والأدوات المطلوبة</h3>
<p style="margin:0 0 12px; ************;">يجب أن يظهر المرشحون اهتماماً قوياً بالتفاصيل، الاعتمادية، والالتزام بدقة البيانات. كما أن القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بُعد أمر أساسي. من المتوقع الكفاءة مع الأدوات والأنظمة التالية:</p>
<ul style="margin:0 0 12px; padding-inline-start:24px; list-style-type:disc; list-style-position:outside;">
<li style="margin:0 0 6px;">منصات التخزين السحابية (*، Google Drive، SharePoint، Dropbox)</li>
<li style="margin:0 0 6px;">أدوات إدارة المستندات (*، Adobe Acrobat أو ما يعادلها)</li>
<li style="margin:0 0 6px;">برامج جداول البيانات</li>
<li style="margin:0 0 6px;">أنظمة التذاكر (*، Jira، Asana، ServiceNow)</li>
<li style="margin:0 0 6px;">منصات التوقيع الإلكتروني</li>
<li style="margin:0 0 6px;">أدوات إنتاجية مكتبية أساسية</li>
</ul> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">توقعات الأداء</h3>
<p style="margin:0 0 12px; ************;">سيتم قياس النجاح في هذا الدور من خلال عدة مؤشرات رئيسية، بما في ذلك:</p>
<ul style="margin:0 0 12px; padding-inline-start:24px; list-style-type:disc; list-style-position:outside;">
<li style="margin:0 0 6px;">تحقيق معدل دقة عالي (انخفاض معدل الأخطاء في التسمية/البيانات الوصفية).</li>
<li style="margin:0 0 6px;">الحفاظ على أوقات إنجاز فعالة من استلام الملف حتى اكتماله.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">إدارة حجم التراكم بشكل فعال وإظهار معدل إنتاجية يومية مستمر.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">ضمان استرجاع السجلات بسرعة وكمال خلال التدقيقات.</li>
<li style="margin:0 0 6px;">الالتزام الصارم بمعايير الامتثال، بما في ذلك تحكم الوصول ووضع الوسوم الاحتفاظ.</li>
</ul> <h3 style="font-size:18px; font-weight:700; margin:16px 0 8px;">معلومات الطلب</h3>
<p style="margin:0 0 12px; ************;">إذا كنت شخصاً يولي التفاصيل اهتماماً دقيقاً ولديه مهارات تنظيمية قوية والتزام بنزاهة البيانات، فنحن نشجعك على التقدم لهذه الوظيفة.</p>
