Job Description
WSP is a renowned consultancy in the construction industry, specializing in site supervision for road, tunnel, highway, and bridge projects. With a commitment to excellence and innovation, we deliver high-quality solutions that meet the needs of our clients while adhering to the highest standards of safety and sustainability.
We are seeking an experienced Document Controller to join our team in Riyadh, Saudi Arabia. The ideal candidate will have a minimum of 5 years of experience, specifically in document control roles within the consultancy sector, with a focus on site supervision for projects such as roads, tunnels, bridges, and highways.
Responsibilities
Responsibilities:
- Document Management: Manage the creation, review, distribution, and archiving of documents such as reports, specifications, contracts, and correspondence.
- Version Control: Maintain accurate version control of documents to ensure that stakeholders are accessing the most up-to-date information.
- Document Retrieval: Establish efficient systems for document retrieval and ensure documents are readily accessible to authorized personnel.
- Quality Assurance: Implement quality control measures to ensure the accuracy, completeness, and integrity of documents.
- Compliance: Ensure that document management processes comply with relevant regulatory standards and organizational policies.
- Training and Support: Provide training and support to staff on document management processes and software systems.
- Collaboration: Collaborate with internal teams, such as project managers, engineers, and administrative staff, to facilitate document-related processes and workflows.
- Security: Maintain confidentiality and security of sensitive documents by implementing appropriate access controls and security measures.
- Auditing: Conduct regular audits of document management processes to identify areas for improvement and ensure compliance with standards.
- Continuous Improvement: Continuously evaluate and improve document management processes to enhance efficiency and effectiveness.
Qualifications
- Bachelor's degree in Engineering, Business Administration, or a related field.
- Minimum of 5 years of experience in document control roles within the consultancy sector, with a focus on site supervision for infrastructure projects such as roads, tunnels, bridges, and highways.
- Proven experience in document control or records management role.
- Proficiency in document management software and Microsoft Office Suite.
- Strong organizational and time management skills.
- Excellent attention to detail and accuracy.
- Ability to work independently and collaboratively in a team environment.
- Good communication and interpersonal skills.
- Familiarity with regulatory requirements related to document management (e.g., ISO standards) is a plus.
- Certification in document management (e.g., Certified Document Controller) is desirable.
- Saudi national.
Imagine a better future for you and a better future for us all.
Join our close-knit community of talented individuals who share your passion for making a positive impact. Our global team includes more than 69,000 employees, working together to make a difference in communities both close to home and around the world.
With us, you can. Apply today.
الوصف الوظيفي
تعد WSP شركة استشارات مرموقة في قطاع الإنشاءات، وتتخصص في الإشراف على المواقع لمشاريع الطرق والأنفاق والطرق السريعة والجسور. والتزامًا منا بالتميز والابتكار، نقدم حلولًا عالية الجودة تلبي احتياجات عملائنا مع الالتزام بأعلى معايير السلامة والاستدامة.
نحن نبحث عن مراقب وثائق ذو خبرة للانضمام إلى فريقنا في الرياض، المملكة العربية السعودية. يجب أن يمتلك المرشح المثالي خبرة لا تقل عن 5 سنوات، وتحديدًا في أدوار مراقبة الوثائق ضمن قطاع الاستشارات، مع التركيز على الإشراف على المواقع لمشاريع مثل الطرق والأنفاق والجسور والطرق السريعة.
المسؤوليات
المسؤوليات:
- إدارة الوثائق: إدارة إنشاء الوثائق ومراجعتها وتوزيعها وأرشفتها مثل التقارير والمواصفات والعقود والمراسلات.
- التحكم في الإصدارات: الحفاظ على التحكم الدقيق في إصدارات الوثائق لضمان وصول أصحاب المصلحة إلى أحدث المعلومات.
- استرجاع الوثائق: إنشاء أنظمة فعالة لاسترجاع الوثائق وضمان إمكانية وصول الأفراد المصرح لهم إليها بسهولة.
- ضمان الجودة: تطبيق إجراءات مراقبة الجودة لضمان دقة الوثائق واكتمالها وسلامتها.
- الامتثال: التأكد من توافق عمليات إدارة الوثائق مع المعايير التنظيمية ذات الصلة والسياسات التنظيمية.
- التدريب والدعم: تقديم التدريب والدعم للموظفين بشأن عمليات إدارة الوثائق وأنظمة البرامج.
- التعاون: التعاون مع الفرق الداخلية، مثل مدراء المشاريع والمهندسين والموظفين الإداريين، لتسهيل العمليات وسير العمل المتعلق بالوثائق.
- الأمان: الحفاظ على سرية وأمان الوثائق الحساسة من خلال تطبيق عناصر التحكم في الوصول وإجراءات الأمان المناسبة.
- التدقيق: إجراء تدقيق دوري لعمليات إدارة الوثائق لتحديد مجالات التحسين وضمان الامتثال للمعايير.
- التحسين المستمر: تقييم وتطوير عمليات إدارة الوثائق باستمرار لتعزيز الكفاءة والفاعلية.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في الهندسة أو إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في أدوار مراقبة الوثائق ضمن قطاع الاستشارات، مع التركيز على الإشراف على المواقع لمشاريع البنية التحتية مثل الطرق والأنفاق والجسور والطرق السريعة.
- خبرة مثبتة في دور مراقبة الوثائق أو إدارة السجلات.
- إتقان استخدام برامج إدارة الوثائق ومجموعة برامج Microsoft Office.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية.
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل والتعاون ضمن بيئة فريق.
- مهارات تواصل وتفاعل جيدة مع الآخرين.
- الإلمام بالمتطلبات التنظيمية المتعلقة بإدارة الوثائق (مثل معايير الأيزو ISO) يُعد ميزة إضافية.
- الحصول على شهادة في إدارة الوثائق (مثل مراقب وثائق معتمد) أمر مرغوب فيه.
- جنسية سعودية.
تخيل مستقبلاً أفضل لك ومستقبلاً أفضل لنا جميعاً.
انضم إلى مجتمعنا المترابط من الأفراد الموهوبين الذين يشاركونك شغفك لإحداث تأثير إيجابي. يضم فريقنا العالمي أكثر من 69,000 موظف يعملون معًا لإحداث فارق في المجتمعات المحلية وحول العالم.
معنا يمكنك ذلك. قدّم طلبك اليوم.