اعلان الهيئة العامة للمنافسة عن وظيفة سكرتير تنفيذي
الغرض من الوظيفة
يتولى السكرتير التنفيذي الإشراف على تصنيف وتوجيه المعاملات والمراسلات، وإعداد الردود الرسمية، وتنظيم الوثائق السرية وحفظها، وضمان جاهزية الوثائق التي تتطلب توقيع نائب الرئيس التنفيذي في الوقت المناسب، بالإضافة إلى تنسيق الاجتماعات ومتابعة أعمال المكتب.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
تصنيف وتوجيه المراسلات والمعاملات الواردة إلى مكتب نائب الرئيس التنفيذي.
إعداد الردود الرسمية والمراسلات وتنسيق طلبات المواعيد وفقًا للمعايير المحددة عند الحاجة.
تنظيم وحفظ الوثائق السرية وتشفيرها وإتلافها حسب الجدول الزمني المحدد بالتنسيق مع الوثائق والمحفوظات والاتصالات الإدارية.
متابعة الوثائق التي تتطلب موافقة أو توقيع نائب الرئيس التنفيذي لضمان جاهزيتها في الوقت المناسب.
إدارة تنسيق جدول أعمال ومواعيد اجتماعات نائب الرئيس التنفيذي عند الطلب، لضمان الاستخدام الأمثل للوقت وتجنب تعارض المواعيد.
تنسيق مواعيد الضيوف والزوار لنائب الرئيس التنفيذي واستقبالهم بالطريقة المناسبة.
العمل كجهة اتصال رئيسية بين الإدارات المختلفة ونائب الرئيس التنفيذي، وضمان إيصال المتطلبات وتنفيذها بشكل مناسب وفي الوقت المحدد.
تحضير التعاميم والمعاملات والإفادات الرسمية الصادرة والواردة من وإلى مكتب نائب الرئيس التنفيذي وعرضها عليه ومتابعة إنجازها.
توثيق محاضر الاجتماعات الداخلية والخارجية وتقديمها لنائب الرئيس التنفيذي بالجودة المطلوبة.
متابعة مخرجات الاجتماعات ورفع التقارير الدورية عن مستوى الإنجاز.
المتطلبات والمؤهلات