الغرض من الوظيفة أخصائي التسجيل والتوثيق هو المسؤول عن الحفاظ على سجلات دقيقة وشاملة لجميع العمليات والأنشطة وتنفيـذ ومتابعـة وإدخـال أعمـال الجـدول الدراسي والخطط الدراسية وما يتعلق به والعمل على تسجيل الطلاب حسب البرامج والمجموعات
المسؤوليـات:
-جمع البيانات تجمع كافة البيانات والمعلومات المتعلقة بالعمليات والإجراءات المختلفة، سواء كانت هذه البيانات ورقية أو إلكترونية.
-توثيق جميع البيانات والمعلومات بشكل دقيق ومنظم، مع الحفاظ على التسلسل الزمني للأحداث.
-أرشفة وحفظ السجلات والوثائق بشكل آمن ومنظم، بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة عند الحاجة.
-تصنيف السجلات والوثائق وفقاً لنظام محدد، لتسهيل عملية البحث والاسترجاع.
-الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والخاصة، والتأكد من عدم وصولها إلى أي أطراف غير مصرح لها.
-إعداد التقارير الدورية وغير الدورية التي تلخص المعلومات والبيانات المسجلة.
-التدقيق في دقة واكتمال السجلات والوثائق، والتأكد من مطابقتها في النظام.
-المساهمة في تطوير أنظمة التسجيل والتوثيق، وتحسين كفاءتها وفعاليتها.
-الاستجابة لطلبات المعلومات من الإدارات المختلفة، وتقديم الدعم اللازم لهم في الحصول على المعلومات المطلوبة.
-إعداد الجدول الدراسي وتفاصيله من حيث المباني والقاعات، السعات،
-تكوين مجموعات التسجيل حسب البرنامج والمستوى.
-إدخال بيانات الجدول الدراسي والمجموعات وتدقيقها من حيث القاعات والسعات والاوقات والعبء التدريسي.
-تنفيذ معادلات المقررات الداخلية والخارجية.
-ادخال الخطط الدراسية والقاعات وبياناتها.
-تنفيذ أي مهام يُكلّف بها من قبل الرئيس المباشر.
المؤهلات والخبرة والمهارات:
الحد الأدنى من المؤهلات:
درجة البكالوريوس أو مؤهل مناسب.
يفضل أن يكون لديه خبرة في إجراءات التسجيل الأكاديمي.
الحد الأدنى من الخبرة:
يفضل خبرة في إجراءات التسجيل الأكاديمي.
يفضل خبرة في نظام التسجيل الأكاديمي الآلي.
المعرفة والمهارات الخاصة بالوظيفة:
المهارات الإدارية اللازمة لعمليات التسجيل الأكاديمي.
استخدام الحاسب الآلي وبرامج Outlook, PowerPoint, Word, Excel, بفاعلية