1. إدارة الوقت والجدول الزمني
- تنظيم المواعيد: ترتيب اللقاءات والاجتماعات والتأكد من عدم تداخلها.
- تذكير المدير: تنبيه المسؤول بالمهام اليومية والمواعيد الهامة والمكالمات الضرورية.
- إدارة قائمة المهام (To-Do List): ترتيب الأولويات اليومية للمدير.
2. تنظيم الاتصالات والمراسلات
- استقبال المكالمات: الرد على الهاتف وتصفية المكالمات الواردة وتوجيه المهم منها فقط للمدير.
- إدارة البريد الإلكتروني: فرز الرسائل، الرد على الاستفسارات الروتينية، وإرسال التقارير المطلوبة.
- صياغة الخطابات: كتابة الرسائل الرسمية والتقارير والمذكرات الداخلية باحترافية.
3. التحضير للاجتماعات والسفر
- تجهيز ملفات الاجتماع: إعداد جدول الأعمال (Agenda) وجمع الوثائق والبيانات التي سيحتاجها المدير.
- تدوين المحاضر (Minutes of Meeting): تسجيل النقاط المهمة والقرارات التي تم اتخاذها في الاجتماعات.
- ترتيبات السفر: حجز تذاكر الطيران، الفنادق، وتنظيم تنقلات المدير في الخارج.
4. المهام الإدارية والمكتبية
- الأرشفة والتنظيم: حفظ الملفات والوثائق (سواء ورقية أو إلكترونية) بطريقة تسهل الوصول إليها.
- استقبال الزوار: الترحيب بضيوف المكتب والتعامل معهم بلباقة لترك انطباع جيد عن المؤسسة.
- تأمين احتياجات المكتب: متابعة القرطاسية والأدوات المكتبية والتأكد من جاهزية المكتب.
5. السرية والولاء
- هذه النقطة هي "جوهر" العمل؛ السكرتيرة الخاصة تطلع على أسرار العمل ومعلومات حساسة، لذا فإن الأمانة والحفاظ على خصوصية المدير والمؤسسة هي المهمة الأهم على الإطلاق.