اعلان الهيئة العامة للمنافسة عن وظيفة مشرف متابعة وتمكين الأعمال
الغرض من الوظيفة
يتولى مشرف متابعة وتمكين الأعمال متابعة تنفيذ وإدارة الاجتماعات والأحداث، بما في ذلك مراجعة جدول الأعمال والدعوات ومحاضر الاجتماعات، وتقديم الدعم اللازم، بالإضافة إلى الإشراف على تنفيذ القرارات والتوصيات وتنسيق الجهود بين الجهات الداخلية والخارجية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
الإشراف على تصنيف طلبات الاجتماعات وفق أولوياتها وإدارة جدول الأعمال بالتنسيق مع مدير مكتب الرئيس التنفيذي.
مراجعة مواضيع الاجتماعات والمجالات الهامة التي ينبغي مناقشتها مع الرئيس التنفيذي.
مراجعة قائمة الحضور والتحقق من إرسال الدعوات وجدول أعمال الاجتماعات بالتنسيق مع مدير مكتب الرئيس التنفيذي.
التحقق من توفر المتطلبات اللوجستية وتقديم الدعم اللازم لغرف الاجتماعات، بما في ذلك الإشراف على ترتيب المعدات والأدوات المطلوبة، وضمان توافر المواد اللازمة مثل الوثائق والعروض التقديمية، والتأكد من جاهزية الغرف وفقًا لاحتياجات الأحداث المختلفة.
مراجعة محاضر الاجتماعات التي تتضمن نقاط المناقشة الرئيسية والقرارات والخطوات التالية بالتنسيق مع مدير مكتب الرئيس التنفيذي.
تقديم الدعم الفني لطلبات تطوير الخطابات الصادرة من الرئيس التنفيذي والمساهمة في إعداد محتواها.
الإشراف على تنفيذ القرارات والتوصيات والمهام الصادرة من الرئيس التنفيذي إلى إدارات الهيئة ورفع الملاحظات للمدير المباشر.
التحقق من إدراج المهام الواردة للإدارات المعنية في نظام متابعة الأعمال أو تقارير المتابعة، مع توضيح تفاصيل المهمة مثل الموضوع، تاريخ البداية، حالة التنفيذ، وموعد التسليم.
مراجعة تقارير المتابعة الدورية المتعلقة بالإنجاز أو التأخير، والإشراف على تدوين المحاضر في اجتماعات تطوير وتحسين العمل والحلول المقترحة لمعالجة المعوقات.
مراجعة ملخصات المتابعة اليومية والأسبوعية والشهرية وبيان سير العمل.
التحقق من المخاطر التي تم مواجهتها ورفع الملاحظات بشأنها للمدير المباشر.
الخبرات والمؤهلات