يتولى مشرف متابعة وتمكين الأعمال متابعة تنفيذ وإدارة الاجتماعات والأحداث، بما في ذلك مراجعة جدول الأعمال والدعوات ومحاضر الاجتماعات، وتقديم الدعم اللازم، بالإضافة إلى الإشراف على تنفيذ القرارات والتوصيات وتنسيق الجهود بين الجهات الداخلية والخارجية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:• الإشراف على تصنيف طلبات الاجتماعات وفق أولوياتها وإدارة جدول الأعمال بالتنسيق مع مدير مكتب الرئيس التنفيذي.• مراجعة مواضيع الاجتماعات والمجالات الهامة التي ينبغي مناقشتها مع الرئيس التنفيذي.• مراجعة قائمة الحضور والتحقق من إرسال الدعوات وجدول أعمال الاجتماعات لهم بالتنسيق مع مدير مكتب الرئيس التنفيذي.• التحقق من توفر المتطلبات اللوجستية وتقديم الدعم اللازم لغرف الاجتماعات بما في ذلك الإشراف على ترتيب المعدات والأدوات المطلوبة، وضمان توافر المواد اللازمة مثل الوثائق والعروض التقديمية، والتأكد من جاهزية الغرف وفقًا للاحتياجات المحددة للأحداث المختلفة.مراجعة محاضر الاجتماعات التي تتضمن نقاط المناقشة الرئيسية والقرارات والخطوات التالية بالتنسيق مع مدير مكتب الرئيس التنفيذي.• تقديم الدعم الفني لطلبات تطوير الخطابات من الرئيس التنفيذي، والمساهمة في إعداد المحتوى لها بالتنسيق مع مدير مكتب الرئيس التنفيذي.• الإشراف على تنفيذ القرارات والتوصيات والمهام الرئيسية الصادرة من سعادة الرئيس التنفيذي إلى إدارات الهيئة ورفع الملاحظات للمدير المباشر.• التحقق من إدراج المهام الواردة للإدارة المعنية في نظام متابعة الأعمال/تقارير المتابعة مع توضيح التفاصيل ذات الصلة (موضوع المهمة، تاريخ البداية، حالة المهمة، موعد التسليم، إلخ).• مراجعة تقارير المتابعة الدورية المتعلقة بالإنجازات عن نطاق العمل أو التأخير على المخطط الزمني، والإشراف على تدوين المحاضر في اجتماعات تطوير وتحسين العمل والحلول المقترحة حول المعوقات.• مراجعة ملخصات المتابعة اليومية/الأسبوعية/الشهرية وتوضيح سير العمل.• التحقق من المخاطر التي تم مواجهتها ورفع الملاحظات بشأنها للمدير المباشر.
الخبرات والمؤهلات:بكالوريوس في الإدارة أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها.4+ سنوات من الخبرة المهنية فأكثر في مجال ذات علاقة