يتولى السكرتير التنفيذي الإشراف على تصنيف وتوجيه المعاملات والمراسلات، وإعداد الردود الرسمية، وتنظيم الوثائق السرية وحفظها، وضمان جاهزية الوثائق التي تتطلب توقيع من نائب الرئيس التنفيذي في الوقت المناسب بالإضافة إلى تنسيق الاجتماعات ومتابعة أعمال المكتب.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:تصنيف وتوجيه المراسلات والمعاملات الواردة إلى مكتب نائب الرئيس التنفيذي. • إعداد الردود الرسمية والمراسلات وتنسيق طلبات المواعيد وفقاً للمعايير المحددة – إن استدعت الحاجة. • تنظيم وحفظ الوثائق السرية وتشفيرها وإتلافها حسب الجدول الزمني المحدد بالتنسيق مع الوثائق والمحفوظات والاتصالات الإدارية. • متابعة الوثائق التي تتطلب موافقة أو توقيع نائب الرئيس التنفيذي لضمان جاهزيتها في الوقت المناسب. • إدارة تنسيق جدول أعمال ومواعيد اجتماعات نائب الرئيس التنفيذي في حال طلب ذلك من أجل ضمان الاستخدام الأمثل لأوقاتهم وتجنب تعارض المواعيد. • إدارة تنسيق مواعيد الضيوف والزوار لنائب الرئيس التنفيذي واستقبالهم بالطريقة المناسبة. • التأكد من العمل كجهة اتصال رئيسية بين جميع الإدارات ونائب الرئيس التنفيذي، والتأكد من أن متطلبات جميع الموظفين يتم إبلاغها وتنفيذها بشكل ملائم وفي وقت مناسب إلى نائب الرئيس التنفيذي وبالعكس. • إدارة تحضير التعاميم والمعاملات والإفادات الرسمية الصادرة والواردة من وإلى مكتب نائب الرئيس التنفيذي وعرضها عليه لأخذ مرئياته ومتابعة إنجازها بالشكل المطلوب والتنسيق مع الإدارة المعنية عند الحاجة.• التأكد من توثيق محاضر الاجتماعات الداخلية والخارجية التي يعقدها نائب الرئيس التنفيذي وتقديمها له في الوقت المناسب وبالجودة المطلوبة. • متابعة مخرجات الاجتماعات الداخلية والخارجية التي يعقدها نائب الرئيس التنفيذي ورفع التقارير عن مدى الإنجاز.
المتطلبات و المؤهلات:بكالوريوس في الإدارة أو إدارة الأعمال أو ما يعادلها 0-2 سنوات خبرة في مجال الوظيفة