نظرة عامة عن الوظيفة والشركة
نقدم فرصة للانضمام إلى فريق إداري محترف في بيئة عمل داعمة ومحفزة بمدينة في المحافظة التي تختارها في المملكة العربية السعودية.
نبحث عن سكرتير تنفيذي متحمس يمتلك روح المبادرة والتنظيم العالي لدعم الإدارة العليا وتسهيل سير العمل بكفاءة عالية.
ستعزز هذه الوظيفة التواصل المؤسسي، إدارة الجدول الزمني، وتحسين إجراءات المكتب بما ينعكس إيجاباً على الأداء العام للشركة.
المسؤوليات والواجبات الرئيسية
- إدارة جداول مواعيد المدراء وتنسيق المواعيد والاجتماعات مع الأطراف الداخلية والخارجية.
- إعداد المحاضر والتقارير المختصرة وتوثيق قرارات الاجتماعات وتوزيعها على أصحاب الشأن.
- تنظيم استقبال الزوار والتعامل مع الاتصالات الهاتفية والبريد الإلكتروني بفاعلية ولباقة.
- إدارة ملفات المكتب والسجلات والوثائق بالشكل النظامي، مع الالتزام بالسرية ومسافات الخصوصية.
- إعداد ومراجعة المراسلات الرسمية بالعربية والإنجليزية وفقاً لمعايير الشركة.
- تنسيق وتنظيم السفر والاجتماعات الدولية والمحلية، وضمان استكمال الإجراءات الإدارية ذات الصلة.
- المساهمة في تحسين إجراءات المكتب وتبسيط العمليات اليومية من خلال اقتراحات بناءة.
المؤهلات والمتطلبات
- درجة البكالوريوس في تخصص ذو صلة (إدارة أعمال، سكرتارية تنفيذية، نظم معلومات إدارية، أو ما يعادلها).
- خبرة سابقة في دور سكرتير/سكرتيرة تنفيذية تعتبر ميزة، لا سيما للمتحمسين كمتدربين حديثي التخرج.
- إجادة اللغة العربية الفصحى والإنجليزية قراءة وكتابة وتواصل شفوي ممتاز.
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت عالية، وقدرة على multitasking مع الحفاظ على الدقة والسرية.
- إلمام بتطبيقات Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وبرامج إدارة الاجتماعات والدفاتر الإلكترونية.
- فهم أساسي لإجراءات المكتب والامتثال للسياسات الإدارية والامتثال التنظيمي.
المهارات المطلوبة
- الاتصال الفعّال وبناء العلاقات المهنية.
- التخطيط والتنظيم والتنسيق متعدد المهام.
- الدقة والانتباه للتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط.
- القدرة على اتخاذ المبادرات وتقديم حلول سريعة للمشكلات اليومية.
- الالتزام بالسرية والاحترافية في التعامل مع المستندات والبيانات الحساسة.
- رخصة قيادة