المهام والمسؤوليات

 التنسيق الإداري اليومي (Administrative Coordination)

تنظيم الجدول اليومي والأسبوعي للإدارة.

تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية.

إعداد محاضر الاجتماعات ومتابعة نقاط العمل.

إدارة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل بشكل مهني.

ترتيب الملفات والسجلات وأرشفة المستندات.

التنسيق مع فرق التشغيل والتسويق (Ops & Marketing Coordination)

متابعة المهام بين مدير التشغيل ومدير الجودة والفريق كامل.

التنسيق مع فريق التسويق بخصوص خطط الإطلاق والحملات.

جمع البيانات والمعلومات التشغيلية لدعم القرارات.

متابعة تنفيذ حملات الـ Sampling أو الفعاليات.

التنسيق بين الإدارات لضمان تنفيذ المهام في الوقت المحدد.

الدعم اللوجستي (Logistics Support)

متابعة شحن الطلبات واستلام التأكيدات.

تسجيل دخول وخروج المنتجات من المستودعات.

تنسيق عملية التوزيع مع الموزعين ونقاط البيع.

إعداد تقارير المخزون الشهرية بالتعاون مع فريق التشغيل.

التأكد من سلامة المستندات اللوجستية والشحنات.

المتابعة المالية والإدارية (Financial & Admin Support)

إعداد الفواتير ومراجعتها قبل إرسالها.

متابعة المدفوعات مع الإدارة المالية أو المحاسب.

إنشاء تقارير مالية بسيطة (Excel – Google Sheets).

متابعة العقود والاتفاقيات وحفظ نسخها.

التنسيق مع الجهات الخارجية (الشركات – الشركاء – الموردين).

 التواصل مع العملاء والموردين (Communication & Relations)

استقبال استفسارات العملاء والموزعين والرد عليها.

متابعة الطلبات والشكاوى وتحويلها للجهة المختصة.

تنسيق المواعيد والاجتماعات مع الموردين والمصانع.

إعداد رسائل رسمية للشركاء بصياغة احترافية.

بناء علاقات عمل جيدة مع الجهات ذات العلاقة.

إعداد التقارير والمهام المكتبية (Reports & Documentation)

إعداد تقارير أسبوعية للإدارة عن سير العمل.

تحديث الملفات، العقود، بيانات الموردين والاتصالات.

إنشاء قوائم متابعة (To-Do Lists) لجميع المهام الجارية.

توثيق مراحل المشروع وتصميم ملفات بسيطة (Word – PowerPoint).

رفع تقارير تقييم الأداء الإداري بشكل دوري.

 إدارة المهام والمتابعة (Task Management)

متابعة تنفيذ المهام مع كل عضو بفريق العمل.

إدارة الأولويات والمهام المتأخرة.

إنشاء خطط أسبوعية وشهرية للمشاريع الداخلية.

إرسال التنبيهات والتذكيرات للإدارة والموظفين.

رفع حالة التقدم بشكل مستمر.

دعم إدارة المشروع بشكل عام (General Project Support)

تنسيق العمل خلال مراحل إطلاق المنتج.

دعم تجهيز المواد اللازمة قبل الاجتماعات والعروض.

تنظيم الملفات التسويقية والعروض الخاصة بالمستثمرين.

المساهمة في تحسين سير العمليات داخل المشروع.

تنفيذ أي مهام إدارية إضافية حسب حاجة المشروع.

خدمة العملاء والردود (Customer & Partner Service)

متابعة رسائل العملاء على البريد أو الواتساب الرسمي.

إعداد ردود رسمية ومهنية.

تحويل الشكاوى إلى فريق الجودة ومتابعتها حتى الحل.

تسجيل تعليقات العملاء لتحسين المنتج.

بناء مستوى عالٍ من رضا العملاء والموزعين.

تطوير العمل والتحسين المستمر (Continuous Improvement)

اقتراح تحسينات في طريقة العمل والإدارة.

تنظيم أدوات العمل داخل المشروع (ملفات – جداول – أنظمة).

تحسين التواصل الداخلي بين الفريق.

تحديث قواعد البيانات بشكل مستمر.

دعم التوسع المستقبلي للمشروع في مناطق جديدة