الوصف الوظيفي:
تُعلن جهة عمل عن حاجتها لتعيين مساعد إداري ذو كفاءة عالية للعمل مباشرة تحت إشراف المدير العام، للقيام بمهام المتابعة والتنظيم الإداري لضمان سير الأعمال اليومية بكفاءة ومهنية.
مهارة ممتازة في تحرير الخطابات وصياغة المراسلات الرسمية.
• دقة عالية في إدخال البيانات واتباع الإجراءات.
• مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت.
• القدرة على إدارة جدول الأعمال والتعامل مع المهام المتعددة.
• مهارات تواصل جيدة والتعامل باحترافية مع الموظفين والعملاء.
• القدرة على تحمل ضغط العمل والتعامل مع المواقف بسرعة وكفاءة.
• اللباقة والمظهر المهني المناسب.
المهام والمسؤوليات:
- تنسيق وتنظيم جدول أعمال المدير العام (الاجتماعات، المواعيد، المهام).
- إعداد وطباعة التقارير والخطابات والمراسلات الرسمية.
- متابعة وتنفيذ التعليمات الصادرة من المدير العام وتحديثه بتطورات العمل.
- تنظيم الملفات الإدارية وحفظ المستندات بطريقة تسهل الرجوع إليها.
- استقبال الزوار والعملاء وتنظيم مواعيد اللقاءات والاجتماعات.
- تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية نيابةً عن المدير العام.
- متابعة البريد الإلكتروني والورقي والرد على المراسلات حسب التوجيهات.
- المساعدة في إعداد العروض التقديمية والمستندات الداعمة لاجتماعات الإدارة.
- المساهمة في التنظيم الإداري العام للمكتب والحرص على تيسير بيئة العمل.
- تنفيذ أي مهام أخرى إدارية أو تنظيمية تُكلّف بها من قبل الإدارة.
الشروط والمتطلبات:
- خبرة سابقة لا تقل عن ١ إلى ٣ سنوات في مجال الأعمال الإدارية أو كمساعد اداريي تنفيذي.
- حُسن المظهر واللباقة في التعامل، مع مستوى عالٍ من الاحترافية.
- إجادة التعامل مع برامج الحاسب الآلي، خاصة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
- قدرة على العمل تحت الضغط وتنظيم الأولويات.
- مهارات اتصال ممتازة شفهية وكتابية.
- الالتزام بالسرية والخصوصية في التعامل مع المعلومات.