الهدف من الوظيفة:


تنظيم الأعمال الإدارية والمكتبية، وتنسيق المواعيد والمراسلات، ودعم الإدارة العليا أو الأقسام التشغيلية لضمان سير العمل بكفاءة واحترافية.


⸻


المهام والمسؤوليات الرئيسية:

1. استقبال المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني والرد عليها بطريقة مهنية.

2. تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات وتنسيق السفر والحجوزات عند الحاجة.

3. إعداد وطباعة الخطابات، التقارير، والعروض التقديمية.

4. حفظ وأرشفة الملفات والمستندات الورقية والإلكترونية بطريقة منظمة وسهلة الوصول.

5. استقبال الزوار والعملاء وتنسيق مقابلاتهم مع الإدارة.

6. متابعة تنفيذ القرارات والتعليمات الصادرة من الإدارة العليا.

7. التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تدفق المعلومات بشكل سلس.

8. إعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها على الجهات المعنية.

9. مراقبة المخزون المكتبي وطلب الاحتياجات الإدارية عند الحاجة.

10. الالتزام بالسرية التامة في التعامل مع المعلومات والمستندات الحساسة.


⸻


المؤهلات المطلوبة:

• مؤهل دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية أو تخصص ذي صلة.

• خبرة لا تقل عن 1–3 سنوات في مجال السكرتارية أو المساندة الإدارية.

• إجادة استخدام الحاسب الآلي وبرامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• مهارات تواصل قوية (كتابية وشفوية).

• القدرة على التنظيم وإدارة الوقت والعمل تحت الضغط.

• اللباقة وحُسن المظهر والالتزام بالمهنية.