المسمى الوظيفي: مساعد إداري
القسم: الإدارة
الهدف من الوظيفة: تقديم الدعم الإداري الشامل للشركة، وتسهيل العمليات اليومية، ودعم جهود التوظيف، وإدارة المعاملات الحكومية، وتلبية احتياجات الموظفين، والمتابعة المباشرة مع الجهات الحكومية، وإعداد التقارير الإدارية.
المسؤوليات الرئيسية:
- الدعم الإداري:
- إدارة وتنظيم الملفات والسجلات الإدارية.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية.
- تنظيم الاجتماعات والمواعيد.
- تقديم الدعم اللوجستي للفعاليات والاجتماعات.
- الموارد البشرية والتوظيف:
- المساعدة في عمليات التوظيف، بما في ذلك نشر الإعلانات، وفرز السير الذاتية، وتنسيق المقابلات.
- المساعدة في إعداد وتجهيز ملفات الموظفين.
- المساعدة في إدارة سجلات الحضور والإجازات.
- فلترة المرشحين بناء على متطلبات الشركة.
- المعاملات الحكومية:
- إنجاز المعاملات الحكومية المختلفة، مثل تجديد التراخيص والتصاريح.
- متابعة المستجدات في القوانين واللوائح الحكومية.
- التعامل مع الجهات الحكومية المختلفة.
- القيام بالمتابعة حضوريا مع الدوائر الحكومية لمتطلبات الشركة الحكومية.
- احتياجات الموظفين:
- ترتيب حجوزات السفر والإقامة للموظفين.
- المساعدة في استخراج تأشيرات السفر للموظفين.
- المساعدة في توفير المستلزمات التي يحتاجها الموظف.
- التقارير الإدارية:
- القيام بالتقارير الادارية المطلوبة منه بناء على احتياج الشركة وباقي الاقسام.
- مهام أخرى:
- تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المدير المباشر.
المؤهلات والمهارات:
- شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال الدعم الإداري.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office.
- مهارات تنظيمية وتواصلية ممتازة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
- معرفة جيدة بالمعاملات الحكومية وإجراءات التوظيف.
- مهارات تواصل و متابعة ممتازة.
- القدرة على اعداد التقارير الادارية.
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثاً وكتابة.
السمات الشخصية:
- القدرة على تحمل ضغط العمل وإدارة الوقت بفعالية.
- الدقة والاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على التكيف مع بيئة عمل متغيرة.
- حسن المظهر ولباقة الحديث.
- القدرة على بناء علاقات عمل قوية.
ساعات العمل:
من السبت الى الخميس من الساعة 2 مساء الى الساعة ال 10 مساء. وقد يتغير الجدول ببعض الايام بناء على حاجة العمل