المسمى الوظيفي: منسق سكرتاريا
التقارير إلى: المدير الإداري أو مدير القسم
الوصف العام:
يقوم منسق السكرتاريا بدور محوري في تنظيم وإدارة العمليات الإدارية والمكتبية وضمان سير العمل بسلاسة داخل القسم أو المؤسسة.
يتطلب الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وقدرة على التعامل مع المهام المتعددة، والتواصل الفعّال.
المهام والمسؤوليات:
- إدارة المراسلات:
- استقبال وتوزيع البريد الوارد والصادر.
- صياغة الخطابات والمراسلات الرسمية وتنسيقها حسب الحاجة.
- تنظيم الاجتماعات:
- جدولة الاجتماعات والمواعيد.
- إعداد جداول الأعمال وتوزيعها على المشاركين.
- تدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.
- إدارة الوثائق:
- تنظيم وحفظ السجلات والملفات بطريقة تضمن سهولة الوصول إليها.
- تحديث البيانات والمعلومات بشكل دوري.
- الدعم الإداري:
- الرد على المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني.
- تقديم الدعم في إعداد التقارير والعروض التقديمية.
- تنسيق ترتيبات السفر والإقامة للموظفين عند الحاجة.
- التواصل الداخلي والخارجي:
- تسهيل التواصل بين الأقسام المختلفة.
- التعامل مع الزوار والعملاء وتقديم الدعم اللازم.
- متابعة المهام:
- ضمان تنفيذ المهام الإدارية وفق الجداول الزمنية المحددة.
- متابعة طلبات الموظفين المتعلقة بالإدارة وتقديم الدعم المطلوب.