المسؤوليات
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
• تنظيم وجدولة المواعيد
• التخطيط للاجتماعات وتسجيل محاضرها التفصيلية
• كتابة وتوزيع البريد الإلكتروني ومذكرات المراسلات والخطابات والفاكسات والنماذج
• المساعدة في إعداد التقارير المجدولة بانتظام
• تطوير وصيانة نظام حفظ الملفات
• تحديث والحفاظ على سياسات وإجراءات المكتب
• طلب اللوازم المكتبية والبحث عن صفقات وموردين جدد
• الحفاظ على قوائم الاتصال
• حجز ترتيبات السفر
• تقديم والتوفيق بين تقارير النفقات
• توفير الدعم العام للزوار
• العمل كنقطة اتصال للعملاء الداخليين والخارجيين
• الاتصال بالمساعدين الإداريين التنفيذيين وكبار المسؤولين للتعامل مع الطلبات والاستفسارات الواردة من كبار المديرين
Skills
المتطلبات والمهارات
• خبرة مثبتة كمساعد إداري أو مساعد افتراضي أو مساعد إداري للمكتب
• المعرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
• المعرفة العملية بالمعدات المكتبية، مثل الطابعات وأجهزة الفاكس
• الكفاءة في برامج MS Office (MS Excel وMS PowerPoint، على وجه الخصوص)
• مهارات إدارة الوقت ممتازة والقدرة على تحديد أولويات العمل
• الاهتمام بالتفاصيل ومهارات حل المشكلات
• مهارات الاتصال الكتابية والشفوية ممتازة
• مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على القيام بمهام متعددة