أمين مستودع

• استلام وتسليم المواد المخزنية بعد التأكد من مطابقة أعدادها ومواصفاتها.
• وضع وترتيب المواد في الأماكن المخصصة لها بحيث يسهل عملية الاستلام والتسليم.
• اتخاذ الإجراءات الوقائية كافة لحماية المخزن من أخطار الحريق والسرقة والتلف بصورة كافة.
•  المحافظة على السجلات والبطاقات والمستندات المخزنية والتأكد من سلامة المستندات المخزنية وأن تكون مستوفية الجوانب كافة وإجراء عملية الترحيل بشكل يومي مع إرسال نسخة من المستندات المنجزة إلى محاسبة المواد.
• مسك بطاقة الصنف لكل مادة على حدة وتسجيل الكميات الواردة والصادرة وترصيدها بعد كل عملية استلام وتسليم.
• تصنيف بطاقات المواد وفق الأسس التي يحددها محاسب المواد.
• تنظيم وتبويب وترميز المواد المخزنية بما يحقق سهولة الاستلام والتجهيز.
• وضع بطاقات الدلالة على المواد المخزونة بالإضافة إلى السجلات والبطاقات الخاصة بالمخزون.
• إشعار إدارة المخازن عن أرصدة الأصناف قبل نفادها وطلب تعزيزها قبل مدة كافية لشرائها لتفادي تعطيل الأعمال.
• إعداد قوائم دورية بالمواد الفائضة وعديمة الحركة والمستهلكة والتالفة بغرض اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها تمهيدًا لتصنيفها وشطبها.
• تقديم التسهيلات كافة اللازمة للجان الجرد السنوي بما يؤمن سرعة إنجاز أعمالها مع قيامه بالتوقيع على قوائم الجرد.
• عدم التصرف بالمواد المخزنية قبل حصول الموافقات الأصولية بذلك والتأكد من هوية المخول بالاستلام وسلامة الطلب.
• صرف المواد وفق وتسجيلها مستندات الصرف وتسجيلها في أذونات الصرف أو طلبات تسليم وتلخيصها في كشف خاص تمهيدًا لإرسالها إلى محاسب التكاليف.
• يجب أن يتم الصرف من المخازن في ضوء تصريح من مسئولين لهم الحق في إصدار هذا التصريح بعد التحقق من وجود الأصناف بالمخزن. ويكون التصريح من قبل إدارة المبيعات (في حالة البيع) ومن قبل إدارة الإنتاج في حالة الإنتاج. وفي جميع الأحوال يجب أن يصر أمين المخزن باعتباره مسئولًا عن المواد التي تحت رقابته كافة على وجود طلب صرف معتمد ومصحوب بإيصال موقع عليه من القسم أو الإدارة التي تتسلم البضاعة قبل أن يتم الصرف.
• القيام بأعمال الجرد المستمر والدوري، ومطابقة نتيجة الجرد مع الأرصدة الدفترية في بطاقات الصنف لاكتشاف أي عجز أو تلف، وتحديد المخزون الراكد وإعلام محاسبة المواد بذلك.
• مراعاة مستويات المخزنون المدونة على بطاقة المادة وإشعار شعبة محاسبة المواد عند وصول المخزون إلى مستوى إعادة الطلب.
• مراعاة تقادم المواد عند صرفها.
• مراقبة العمال والمستخدمين الذين يعملون تحت إشرافه في المخزن وتفتيشهم عند الضرورة.
• استرداد القطع التبديلية المستعملة عند صرف قطع جديدة بدلًا عنها.
• الاحتفاظ بالمواد المستبدلة والتالفة في مكان خاص.
• مسك سجل خاص بالعهد الشخصية بحيث تخصص صفحة واحدة لكل مستلم.
• إرسال صورة من مستندات الصرف للمحاسبة أولًا بأول فوز عملية الصرف.
• عدم الاحتفاظ بمواد لا تعود لمخزنه إلا بموافقة خاصة لهذا الغرض.
• مسك سجلات بالموجودات الثابتة (الأموال غير المنقولة) وتأشير حركتها بصورة مستمرة.
• يكون أمين المخزن مسئولًا عن الزيادة والنقص ومنا يظهر من اختلافات عند الجرد والتفتيش المفاجئ.
• لا يجوز لأمين المستودع أو أي موظف يعمل فيه أن يشارك بعضوية لجنة الجرد لنفس المستودع.