سكرتيرة تنفيذية / Executive Secretary
الهدف من الوظيفة:
تقديم الدعم الإداري والتنفيذي للإدارة العليا، وتنظيم الأعمال اليومية والمراسلات والاجتماعات، مع المساهمة في تنفيذ ومتابعة الأنشطة التسويقية والإعلامية للشركة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
- إدارة وتنظيم جدول أعمال المدير العام (مواعيد – اجتماعات – سفر).
- استقبال المكالمات والبريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية وتصفيتها وتحويلها حسب الأهمية.
- إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الإدارية والتسويقية.
- المساهمة في تنسيق الحملات التسويقية ومتابعة تنفيذها بالتعاون مع فريق التسويق.
- إدارة صفحات الشركة على وسائل التواصل الاجتماعي بالتنسيق مع الإدارة المختصة.
- كتابة وصياغة المحتوى التسويقي البسيط (إعلانات – منشورات – بريد إلكتروني).
- تنظيم الاجتماعات، وتدوين المحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات الصادرة عنها.
- حفظ وأرشفة الملفات والوثائق والمراسلات بطريقة منظمة وسرية.
- التنسيق بين الإدارة العليا وباقي الأقسام لضمان انسيابية التواصل الداخلي.
- استقبال الزوار والعملاء وتقديم الدعم الإداري اللازم.
- متابعة المهام والمشاريع الخاصة الموكلة من الإدارة والتأكد من إنجازها ضمن الوقت المحدد.
المؤهلات المطلوبة:
- شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو السكرتارية أو التسويق أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية، مع خبرة عملية في التسويق أو إدارة المحتوى.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office وأدوات التسويق الرقمي (مثل Canva أو أدوات التواصل الاجتماعي).
- مهارات عالية في التواصل، والكتابة، والعرض، والتنظيم.
- إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
- مظهر احترافي وسرية تامة في التعامل مع المعلومات.
Skills
أولاً: المهارات الإدارية والتنظيمية
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات بفعالية.
- مهارة تنظيم المواعيد والاجتماعات والسفر.
- الدقة والانتباه للتفاصيل في إعداد المراسلات والتقارير.
- القدرة على حفظ وأرشفة الملفات بشكل منظم وسري.
- متابعة وتنفيذ المهام والمشاريع وفق المواعيد المحددة.
ثانيًا: المهارات التواصلية
- لباقة عالية في التعامل مع العملاء والزوار والإدارات الداخلية.
- مهارة الصياغة الكتابية باللغة العربية والإنجليزية.
- مهارة إعداد وتقديم التقارير والعروض الاحترافية.
- القدرة على تمثيل الإدارة العليا بصورة مهنية.
ثالثًا: المهارات التقنية
- إتقان استخدام Microsoft Office (Word – Excel – PowerPoint – Outlook).
- الإلمام بأدوات التسويق الرقمي مثل:
- إدارة حسابات التواصل الاجتماعي (Instagram, X, LinkedIn...).
- تصميم المنشورات البسيطة باستخدام Canva أو أدوات مشابهة.
- استخدام أدوات إدارة المحتوى وجدولة النشر.
رابعًا: المهارات التسويقية
- فهم أساسيات التسويق الرقمي والإعلامي.
- المساهمة في إعداد الخطط التسويقية وتنفيذ الحملات.
- مهارة كتابة المحتوى التسويقي البسيط والإعلانات الجذابة.
- القدرة على تحليل ردود الفعل من العملاء ومتابعة الأداء التسويقي.
- الإبداع في اقتراح أفكار ترويجية جديدة للعلامة التجارية.
خامسًا: المهارات الشخصية
- تحمل ضغط العمل والقدرة على العمل ضمن فريق.
- السرية والانضباط والاحتراف في الأداء.
- المرونة والتكيف مع المهام المتغيرة.
- مظهر مهني واتزان في التعامل.