Job Title: Document Controller
Job Type: A technical administrative role that requires strong Arabic reading, writing, and speaking skills to manage and control project documentation, ensuring accurate version control, secure storage, regulatory compliance, and timely distribution across engineering, construction, and administrative teams.
Company: Euro Group for Engineering Consultancy – Saudi Arabia
Job Summary
The Document Controller is responsible for managing, organizing, and maintaining all project documentation in alignment with company standards and regulatory requirements. The role ensures accuracy, proper version control, secure storage, and timely distribution of documents across internal departments and external stakeholders.
Experience Required: Minimum 5 Years
Key Responsibilities
- Manage the complete document control process for engineering, construction, and administrative projects.
- Maintain and update the Master Document Register for all incoming and outgoing documents.
- Ensure proper document numbering, version control, and compliance with internal procedures.
- Receive, review, classify, archive, and distribute documents to relevant teams.
- Track submissions, approvals, rejections, and revisions.
- Coordinate with project managers, consultants, contractors, and government stakeholders.
- Prepare daily, weekly, and monthly documentation status reports.
- Ensure secure storage of documents (electronic and hard copies) and maintain confidentiality.
- Support administrative tasks such as correspondence drafting, filing, and record management.
- Follow up on pending documentation and ensure deadlines are met.
- Maintain organized and accessible document repositories for authorized personnel.
Required Skills & Competencies
- Native Arabic speaker with strong written and verbal communication skills.
- Good command of English (preferred).
- Strong computer literacy and proficiency in:
- MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- PDF editing tools
- Document Management Systems (DMS) such as Aconex, SharePoint, EDMS, Primavera, or similar
- Excellent organizational skills and attention to detail.
- Ability to work under pressure and manage multiple tasks.
- Strong understanding of document control procedures and standards.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information professionally.
Qualifications
- Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Engineering, IT, or related field.
- Minimum 5 years of proven experience as a Document Controller in engineering, construction, consultancy, or corporate environments.
- Experience working with Amana, municipalities, or government entities is strongly preferred.
- Experience in Saudi Arabia is an advantage.
المسمى الوظيفي: مراقب وثائق
نوع الوظيفة: دور إداري تقني يتطلب مهارات قوية في القراءة والكتابة والتحدث باللغة العربية لإدارة والتحكم في وثائق المشاريع، وضمان دقة إصدار الوثائق، والتخزين الآمن، والامتثال التنظيمي، والتوزيع في الوقت المناسب عبر الفرق الهندسية والإنشائية والإدارية.
الشركة: مجموعة يورو للاستشارات الهندسية – المملكة العربية السعودية
ملخص الوظيفة
يتولى مراقب الوثائق مسؤولية إدارة وتنظيم وصيانة كافة وثائق المشاريع بما يتماشى مع معايير الشركة والمتطلبات التنظيمية. يضمن هذا الدور دقة الوثائق، والتحكم السليم في الإصدارات، والتخزين الآمن، والتوزيع الفعال للوثائق بين الإدارات الداخلية والأطراف الخارجية المعنية.
الخبرة المطلوبة: 5 سنوات كحد أدنى
المسؤوليات الرئيسية
- إدارة عملية مراقبة الوثائق بالكامل للمشاريع الهندسية والإنشائية والإدارية.
- تحديث وصيانة سجل الوثائق الرئيسي لكافة الوثائق الواردة والصادرة.
- ضمان ترقيم الوثائق بشكل سليم، والتحكم في الإصدارات، والامتثال للإجراءات الداخلية.
- استلام ومراجعة وتصنيف وأرشفة وتوزيع الوثائق على الفرق المعنية.
- متابعة عمليات التقديم، والموافقات، والرفض، والمراجعات.
- التنسيق مع مديري المشاريع والاستشاريين والمقاولين والجهات الحكومية المعنية.
- إعداد تقارير حالة الوثائق اليومية والأسبوعية والشهرية.
- ضمان التخزين الآمن للوثائق (الإلكترونية والورقية) والحفاظ على سريتها.
- دعم المهام الإدارية مثل صياغة المراسلات، والأرشفة، وإدارة السجلات.
- المتابعة بشأن الوثائق المعلقة وضمان الالتزام بالمواعيد النهائية.
- الحفاظ على مستودعات وثائق منظمة ويسهل الوصول إليها للموظفين المخولين.
المهارات والكفاءات المطلوبة
- متحدث أصلي للغة العربية مع مهارات تواصل كتابية ولفظية قوية.
- إجادة جيدة للغة الإنجليزية (مفضل).
- معرفة قوية بالحاسب الآلي وإتقان البرامج التالية:
- حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
- أدوات تعديل ملفات PDF
- أنظمة إدارة الوثائق (DMS) مثل Aconex, SharePoint, EDMS, Primavera أو ما يعادلها
- مهارات تنظيمية ممتازة واهتمام دقيق بالتفاصيل.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مهام متعددة.
- فهم قوي لإجراءات ومعايير مراقبة الوثائق.
- القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بمهنية.
المؤهلات
- شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الهندسة، تقنية المعلومات، أو أي مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمراقب وثائق في بيئات العمل الهندسية أو الإنشائية أو الاستشارية أو الشركات.
- تعتبر الخبرة في التعامل مع الأمانات أو البلديات أو الجهات الحكومية ميزة إضافية قوية.
- يفضل من لديه خبرة عمل سابقة في المملكة العربية السعودية.