المهام والمسؤوليات:
- إدارة التواصل الرسمي مع المساهمين ومعالجة استفساراتهم وتقديم الدعم المطلوب.
- إعداد وترتيب الاجتماعات الدورية للمساهمين ومجلس الإدارة، بما يشمل الدعوات ومحاضر الاجتماعات والوثائق الرسمية.
- تنظيم وأرشفة جميع المستندات الخاصة بالمساهمين وضمان حفظها بطريقة منظمة وسهلة الاسترجاع.
- صياغة وإعداد الخطابات والتقارير والمراسلات الرسمية المتعلقة بشؤون المساهمين.
- التنسيق بين الإدارات الداخلية لضمان توفير المعلومات المطلوبة للمساهمين بدقة وسرعة.
- متابعة تحديث بيانات المساهمين في السجلات الرسمية وقواعد البيانات.
- تمثيل الشركة بصورة احترافية أمام الجهات ذات العلاقة، وإظهار اللباقة وحسن التعامل.
- الإشراف على عمليات توزيع الأرباح، والإعلانات الدورية، وأي إجراءات تنظيمية تخص المساهمين.
- تقديم تقارير دورية للإدارة العليا حول حالة تواصل المساهمين والطلبات الواردة.
- ضمان الالتزام بالأنظمة والحوكمة وسياسات الشركة المتعلقة بشؤون المساهمين.
Skills
لباقة عالية في الحديث وقدرة ممتازة على التواصل مع مختلف شرائح المساهمين.
مهارات قوية في السكرتارية التنفيذية وإدارة المواعيد والاجتماعات.
إتقان الأرشفة الورقية والإلكترونية مع القدرة على تنظيم الملفات واسترجاعها بسرعة.
الاحتراف في كتابة المراسلات الرسمية وصياغة التقارير.
مهارات عالية في التنظيم، المتابعة، ودقة الإنجاز.
إجادة استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس، وخاصة Word وExcel وOutlook.
قدرة على تحمل ضغط العمل والتعامل مع المهام المتعددة.
- الالتزام بالسرية والحفاظ على معلومات المساهمين.