الهدف العام للوظيفة:

دعم العمليات الإدارية في المؤسسة وضمان سير العمل بسلاسة وكفاءة من خلال تقديم الدعم التنظيمي واللوجستي للفرق والإدارات المختلفة.

المسؤوليات والمهام الأساسية:

1. إدارة العمليات اليومية:

• تنظيم الملفات والمستندات وتحديثها باستمرار.
• متابعة البريد الوارد والصادر، سواء الإلكتروني أو العادي.
• إدارة جداول الاجتماعات والمواعيد.

1. التواصل والتنسيق:

• التنسيق بين الأقسام المختلفة لضمان تدفق المعلومات.
• استقبال الزوار والرد على استفساراتهم.

1. الدعم اللوجستي والإداري:

• تجهيز التقارير والمستندات المطلوبة من الإدارات العليا.
• طلب المعدات واللوازم المكتبية والإشراف على استخدامها.

1. إعداد الوثائق والتقارير:

• كتابة المراسلات الرسمية والرد عليها.
• إعداد تقارير دورية عن سير العمل ورفعها للإدارة.

1. الالتزام بالسياسات والإجراءات:

• ضمان تنفيذ السياسات الإدارية للمؤسسة.
• متابعة تطبيق القوانين واللوائح ذات الصلة.

المؤهلات العلمية:

1. مؤهل جامعي
2. الإلمام بالمبادئ الأساسية للإدارة والتنظيم.

المهارات المطلوبة:

1. مهارات اتصال ممتازة (كتابية وشفوية).
2. إجادة استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية (مثل Microsoft Office).
3. مهارات تنظيم وإدارة الوقت.
4. القدرة على حل المشكلات واتخاذ القرارات بسرعة وفعالية.
5. مهارات العمل ضمن فريق وتحمل ضغط العمل.

الخبرة:

• يفضل وجود خبرة سابقة في وظيفة إدارية أو مجال مشابه.
• في بعض الحالات، يمكن تدريب الموظفين الجدد دون خبرة إذا توفرت المهارات الأساسية.