تعتبر وظيفة السكرتارية في صناعة التعدين والمحاجر من الأدوار الحيوية التي تساهم في تنظيم العمليات اليومية وضمان سير العمل بسلاسة. يتطلب هذا المنصب مستوى عالٍ من الاحترافية والقدرة على التعامل مع مهام متعددة في بيئة سريعة الحركة. سيكون للسكرتير دور رئيسي في دعم الإدارة العليا وتنسيق الأنشطة بين الأقسام المختلفة، مما يسهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة.
المسؤوليات:
- إدارة المواعيد وتنظيم الجداول الزمنية للمديرين.
- تنسيق الاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
- إعداد التقارير والوثائق اللازمة للعمليات اليومية.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني بكفاءة واحترافية.
- تنظيم الملفات والمستندات لضمان سهولة الوصول إليها.
- تقديم الدعم الإداري للأقسام المختلفة حسب الحاجة.
- المساعدة في إعداد الميزانيات والتقارير المالية.
- تنسيق الأنشطة الخاصة بالشركة مثل الفعاليات والاجتماعات.
- تقديم خدمة العملاء والمساعدة في حل المشكلات.
- تطوير وتحسين الإجراءات الإدارية لتحقيق الكفاءة.
المرشحون المفضلون:
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال السكرتارية أو الإدارة.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بشكل فعال.
- مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
- قدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع المواقف المتغيرة.
- إلمام جيد بتطبيقات الكمبيوتر والبرامج المكتبية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
- التفاصيل الدقيقة والاهتمام بالجودة في العمل.
- مهارات حل المشكلات والتفكير النقدي.
- قدرة على التعامل مع المعلومات السرية بشكل سري.
- روح المبادرة والقدرة على اتخاذ القرارات المناسبة.
- تنسيق الاتصال بين مكتب الرئيس والأقسام الأخرى.
- مراجعة وتحديث أنظمة الأرشفة بانتظام لضمان الامتثال لسياسات الشركة واللوائح.
- تطوير والحفاظ على نظام فعال لتصنيف الوثائق للوثائق المادية والإلكترونية.
Skills
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال ذي صلة.
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات بكفاءة.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
- قدرة على التعامل مع المعلومات السرية.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الملفات.
- فهم جيد لمبادئ المحاسبة والميزانية.
- مهارات خدمة العملاء وحل المشكلات.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
- خبرة مثبتة كسكرتير تنفيذي أو مدير مكتب.
- العمل في القطاع الصناعي أو التعدين أو المقاولات
- إجادة حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس وبرامج إدارة الوثائق.
- مهارات تواصل تنظيمية وقدرة على تعدد المهام ممتازة.
- خبرة في أرشفة وإدارة الوثائق.