إعداد وتطوير دليل السياسات والإجراءات:

• العمل مع الإدارات المختلفة لتحديد الاحتياجات الأساسية وتوثيق السياسات والإجراءات المتعلقة بكل قسم.
• تصميم دليل شامل يضم كافة السياسات والإجراءات التي تضمن توافق العمليات مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
• ضمان أن السياسات تعكس الالتزام بالقوانين المحلية والدولية والمعايير المهنية.

مراجعة وتحديث السياسات القائمة:

• مراجعة السياسات والإجراءات الحالية وتحليل فعاليتها.
• تقديم التوصيات حول تحديث أو تحسين السياسات لضمان تلبية احتياجات الشركة والتطورات التشريعية أو التنظيمية.

تطوير مصفوفة الصلاحيات:

• تحديد السلطات والمسؤوليات داخل المنظمة وضمان توزيعها بطريقة تعزز الشفافية والمساءلة.
• تصميم مصفوفة توضح الصلاحيات الممنوحة لكل مستوى إداري وتحديد إجراءات اتخاذ القرار على كافة المستويات.
• التأكد من أن مصفوفة الصلاحيات تعكس التسلسل الهرمي الصحيح وأنها تتناسب مع أهداف الشركة وتضمن فعالية العمليات.

التواصل مع الإدارات المختلفة:

• التنسيق مع رؤساء الأقسام والمديرين لفهم احتياجات كل قسم وضمان أن السياسات والإجراءات مصممة وفقًا لطبيعة العمل في كل إدارة.
• جمع التعليقات من الأطراف المعنية لتحديث وتطوير السياسات والإجراءات عند الحاجة.

ضمان الامتثال والالتزام:

• التأكد من أن السياسات والإجراءات ومصفوفة الصلاحيات تتماشى مع القوانين واللوائح المحلية والدولية.
• العمل على ضمان أن جميع الموظفين على دراية بالسياسات والإجراءات، وتوفير التدريب اللازم لشرح كيفية الامتثال بها.

إدارة التغيير في السياسات:

• تقديم استشارات عند تنفيذ تغييرات أو تحسينات في السياسات والإجراءات وضمان إدارتها بشكل سلس وفعال.
• توثيق جميع التغييرات التي يتم إجراؤها على السياسات والإجراءات لضمان التوافق المستمر مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.

التدريب والتوعية:

• إعداد وتنظيم برامج تدريبية لجميع الموظفين على السياسات والإجراءات الجديدة ومصفوفة الصلاحيات.
• التأكد من أن كل موظف يفهم مسؤولياته وصلاحياته داخل المنظمة لضمان اتباع السياسات بشكل صحيح.

تطوير أدوات مراقبة الامتثال:

• وضع آليات وأدوات لرصد الامتثال بالسياسات والإجراءات، مثل تقارير الامتثال، والمراجعات الدورية، والتدقيق الداخلي.
• تقديم تقارير دورية للإدارة التنفيذية حول مدى الامتثال وتحديد أي مشكلات محتملة تتعلق بتطبيق السياسات.

إدارة الوثائق والسياسات:

• الحفاظ على قاعدة بيانات شاملة تضم جميع السياسات والإجراءات والمصفوفات، وضمان إمكانية الوصول إليها بسهولة من قبل الجهات المعنية.
• إنشاء نظام لضمان أن السياسات محدثة ومراجعة بشكل دوري.

التنسيق مع الجهات الرقابية:

• العمل كحلقة وصل بين الشركة والجهات الرقابية أو الخارجية لضمان أن دليل السياسات والإجراءات ومصفوفة الصلاحيات يتوافق مع المتطلبات التنظيمية.

1. المهارات الفنية:

• فهم الحوكمة المؤسسية:
• يجب أن يكون لدى الموظف معرفة عميقة بمبادئ الحوكمة المؤسسية وكيفية تطبيقها لضمان الامتثال والشفافية داخل الشركة.
• معرفة السياسات والإجراءات:
• القدرة على تصميم وتطوير السياسات والإجراءات التي تتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للشركة والقوانين المعمول بها.
• فهم كيفية تطبيق السياسات داخل المؤسسة.
• إدارة المخاطر:
• يجب أن يتمتع الموظف بخبرة في تحديد وتقييم المخاطر المتعلقة بالامتثال والسياسات، بالإضافة إلى كيفية تقليلها.
• تطوير مصفوفة الصلاحيات:
• القدرة على تصميم مصفوفة توضح الصلاحيات وتوزيع السلطات داخل المؤسسة، وتحديد الأدوار بشكل فعال.
• التشريعات والقوانين:
• معرفة جيدة بالقوانين والتشريعات ذات الصلة (محلية ودولية) التي تؤثر على صناعة أو قطاع عمل الشركة.
• إدارة التغيير:
• القدرة على التعامل مع التغييرات التنظيمية والتكيف مع التحديثات في السياسات والإجراءات وضمان تبنيها بشكل فعال.
• إدارة الوثائق:
• مهارات في إدارة وتوثيق السياسات والإجراءات بشكل منظم يمكن الوصول إليه من قبل الأطراف المعنية.

2. المهارات الشخصية (Soft Skills):

• التفكير التحليلي وحل المشكلات:
• القدرة على تحليل العمليات الحالية وتحديد الفجوات والمشكلات التي تتطلب تحديثًا أو تحسينًا.
• تقديم حلول مبتكرة لتطوير سياسات وإجراءات أكثر كفاءة.
• التواصل الفعال:
• مهارات تواصل شفوية وكتابية ممتازة لتوضيح السياسات والإجراءات ونقلها بوضوح لكافة مستويات الموظفين.
• القدرة على تقديم التدريب والدعم للموظفين حول كيفية تطبيق السياسات والإجراءات.
• إدارة الوقت والتنظيم:
• القدرة على تنظيم العمل وترتيب الأولويات وإدارة مشاريع متعددة لضمان الانتهاء من إعداد السياسات والمصفوفة في الوقت المحدد.
• العمل الجماعي:
• القدرة على التعاون مع الأقسام المختلفة وفهم احتياجاتهم لضمان أن السياسات تتماشى مع متطلبات كل إدارة.
• القيادة والتأثير:
• مهارات قيادة قوية تمكنه من التأثير على الموظفين وتوجيههم نحو الالتزام بالسياسات والإجراءات.
• الدقة والانتباه إلى التفاصيل:
• الحرص على التفاصيل لضمان أن السياسات مصممة بدقة وتتوافق مع المعايير المطلوبة.
• إدارة الصراعات:
• القدرة على التعامل مع النزاعات الداخلية المتعلقة بتطبيق السياسات وحلها بشكل يضمن الحفاظ على علاقات عمل إيجابية.

3. المهارات التقنية:

• استخدام برامج إدارة الوثائق:
• القدرة على استخدام أدوات إدارة الوثائق وبرامج الأرشفة لضمان سهولة الوصول إلى السياسات والإجراءات.
• معرفة بأدوات إعداد التقارير:
• القدرة على استخدام برامج مثل Excel أو أدوات إدارة المشاريع لتحليل البيانات، وتقديم تقارير دورية حول الامتثال وتنفيذ السياسات.
• إعداد العروض التقديمية:
• القدرة على إعداد وتقديم عروض توضيحية لشرح السياسات والمصفوفات للإدارة التنفيذية ومجلس الإدارة.

هذه المهارات مجتمعة ستساعد الموظف على تنفيذ دوره بشكل فعال في إعداد دليل السياسات والإجراءات ومصفوفة الصلاحيات وضمان الامتثال داخل الشركة