الإشراف على جميع الأنشطة الإدارية واللوجستية الخاصة بالمنزل لضمان تنظيم وإدارة العمليات اليومية بسلاسة وكفاءة، بما في ذلك إدارة المشتريات والمستودعات المنزلية، وتقديم الدعم الإداري لأفراد المنزل والإشراف على الموظفين والموردين، بالإضافة إلى استخدام المنصات الإلكترونية الحكومية لإتمام المعاملات الرسمية والخبرة في إدارة المجمعات السكنية.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
إدارة المراسلات والمستندات المنزلية
- الإشراف على إعداد وتوزيع المراسلات الخاصة بالمنزل.
- حفظ وتنظيم المستندات الشخصية والعائلية والوثائق الخاصة بالمنزل بشكل منهجي وآمن.
تنسيق الأنشطة المنزلية
- تنظيم جداول المهام المنزلية اليومية والاحتياجات الخاصة بكل أفراد المنزل.
- الإشراف على تنظيم الفعاليات المنزلية، كحفلات أو مناسبات عائلية.
الإشراف على الموظفين المنزليين
- الإشراف على عمل الموظفين مثل السائقين، الطهاة، وفرق التنظيف.
- التأكد من تنفيذ مهامهم بشكل دقيق وفق الجدول الزمني المطلوب.
إدارة الموارد والمرافق المنزلية
- الإشراف على صيانة الممتلكات المنزلية (المباني، الأثاث، الأجهزة).
- متابعة احتياجات المنزل من الإمدادات المنزلية المختلفة والتنسيق مع الموردين.
إدارة المشتريات
- تحديد احتياجات المنزل من المواد والإمدادات بالتعاون مع أفراد المنزل.
- البحث عن الموردين والتفاوض معهم لضمان الحصول على أفضل جودة بأفضل الأسعار.
- متابعة الطلبات وضمان تسليمها في الوقت المحدد.
- مراقبة التكاليف وإعداد تقارير المشتريات الشهرية.
إدارة المستودع
- الإشراف على تخزين المواد والإمدادات المنزلية بشكل منظم وآمن.
- تتبع مستويات المخزون بشكل دوري وضمان توفر الكميات الكافية من المواد الأساسية.
- إعداد جرد دوري للمستودع والإبلاغ عن أي نقص أو تلف في المواد.
- التعامل مع المنصات الإلكترونية الحكومية:استخدام المنصات الحكومية الإلكترونية الإنجاز المعاملات الرسمية مثل الإقامات، التأشيرات، التراخيص، وتجديد الوثائق.
- متابعة المستجدات والإجراءات الخاصة بالجهات الحكومية وإبلاغ الأسرة بأي تغييرات قد تؤثر على الوثائق أو الإقامات.
التعامل مع إدارة المجمع السكني
- التواصل مع إدارة المجمع السكني بشأن أي مسائل تتعلق بصيانة الممتلكات أو الخدمات المشتركة.
- الإشراف على تنفيذ القوانين والأنظمة الخاصة بالمجمع وضمان الالتزام بها.
- التنسيق مع الإدارة بشأن الأمن والسلامة العامة.
إعداد التقارير
- تقديم تقارير دورية حول أداء العمليات المنزلية واقتراح التحسينات عند الحاجة.
- متابعة الميزانية المخصصة للمنزل وإعداد تقارير الإنفاق الشهري.
الامتثال للسياسات والإجراءات الخاصة بالمنزل
- التأكد من اتباع جميع السياسات والإجراءات المنزلية بما يضمن سلامة أفراد المنزل والممتلكات.
التعامل مع الموردين والمقاولين
- التفاوض مع الموردين بشأن توفير الخدمات المنزلية مثل الصيانة، التنظيف، أو التوريدات الغذائية.
- متابعة تنفيذ العقود المنزلية والإشراف على جودة الخدمات المقدمة.
Skills
المؤهلات والخبرات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب أو تخصص مشابه (مفضل ولكن ليس ضرورياً).
- خبرة في العمل الإداري المنزلي أو في مناصب مشابهة.
- خبرة في إدارة المشتريات والمخازن، واستخدام المنصات الإلكترونية الحكومية.
- خبرة سابقة في التعامل مع المجمعات السكنية وإدارة العلاقات مع إداراتها.
- مهارات عالية في استخدام برامج الحاسب الآلي الأساسية مثل البريد الإلكتروني وجداول البيانات
- قدرات تنظيمية عالية وإدارة وقت ممتازة.
المهارات المطلوبة
- القدرة على التواصل بشكل جيد مع أفراد المنزل والموظفين.
- مهارات إدارية وحل المشكلات.
- التمتع بالسرية والمرونة في أداء المهام المختلفة.
بيئة العمل
الوظيفة تتطلب العمل في منزل خاص مع التعامل مع الموظفين المنزليين والموردين بشكل يومي، بالإضافة إلى إدارة المشتريات والمخازن المنزلية، إتمام المعاملات الرسمية عبر المنصات الحكومية، وإدارة العلاقة مع إدارة المجمع السكني.