الوصف الوظيفي
يتولى منسق مبيعات المجموعات والمؤتمرات والفعاليات (GC&E) مسؤولية تقديم الدعم الإداري ودعم المبيعات الفعال لفريق المجموعات والمؤتمرات والفعاليات (GC&E). ويتضمن الدور تنسيق طلبات العملاء، وإعداد المقترحات، وعروض الأسعار، وخطابات العروض، والعقود، والاحتفاظ بسجلات مبيعات دقيقة، وضمان التواصل السلس بين العملاء والأقسام الداخلية. كما يدعم هذا المنصب فريق المبيعات في تعظيم فرص الأعمال، والحفاظ على علاقات قوية مع العملاء، وتقديم مستوى عالٍ من الخدمة.
المسؤوليات
- تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لفريق مبيعات GC&E.
- التعامل مع استفسارات العملاء وطلباتهم ومراسلاتهم والرد عليها بطريقة احترافية وفي الوقت المناسب.
- إعداد المقترحات، وعروض الأسعار، وخطابات العروض، والعقود، وغيرها من المستندات المتعلقة بالمبيعات.
- تنسيق متطلبات المجموعات والمؤتمرات والاجتماعات والفعاليات مع أقسام الفندق المعنية.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لمعلومات العملاء، والعملاء المحتملين، والفرص، وأنشطة المبيعات.
- متابعة المقترحات وفرص الأعمال المعلقة لدعم تحويلها وتحقيق الإيرادات.
- مساعدة فريق المبيعات في تحديد فرص أعمال جديدة والحفاظ على العلاقات مع العملاء الحاليين.
- دعم إعداد العروض التقديمية للمبيعات والتقارير ومواد تطوير الأعمال الأخرى.
- التحقق من إكمال جميع العقود والوثائق بدقة ووفقاً لمعايير الشركة.
- التنسيق مع أقسام العمليات، والفعاليات، والمالية، والأقسام الأخرى لضمان نقل متطلبات العملاء بفعالية.
- المساعدة في جولات معاينة الموقع، واجتماعات العملاء، والترتيبات المتعلقة بالفعاليات عند الحاجة.
- الحفاظ على علاقة مهنية مع العملاء والمساهمة في تعزيز سمعة العلامة التجارية للفندق.
- ضمان توثيق جميع تفاعلات العملاء وأنشطة المبيعات ومتابعتها بشكل صحيح.
- دعم الفريق خلال فترات الطلب المرتفع ومواسم الشركات والفعاليات.
- أداء الواجبات والمسؤوليات الأخرى التي يكلفه بها مدير مبيعات GC&E أو مدير المبيعات.
المؤهلات
- إتقان اللغات: طلاقة احترافية في اللغتين الإنجليزية والعربية.
- المهارات الإدارية: قدرات إدارية قوية، تشمل إتقان برامج MS Office، وإدارة البريد الإلكتروني بفعالية، وخبرة في إعداد خطابات العروض والعقود بمعايير تنظيمية عالية.
- إدارة العملاء والعلامة التجارية: خبرة مثبتة في إدارة علاقات العملاء والعمل النشط على بناء سمعة العلامة التجارية.
- الخلفية المهنية: في حين يُرحب بالخبرة في قطاع الفنادق، فإننا نهتم أيضاً بشكل كبير بالمرشحين القادمين من شركات الفعاليات، وخاصة أولئك الذين يمتلكون نهجاً استباقياً في تطوير الأعمال.
Job Description
The GC&E Sales Coordinator is responsible for providing efficient administrative and sales support to the Group, Conference & Events (GC&E) team. The role involves coordinating client requests, preparing proposals, quotations, offer letters, and contracts, maintaining accurate sales records, and ensuring smooth communication between clients and internal departments. The position also supports the sales team in maximizing business opportunities, maintaining strong client relationships, and delivering a high standard of service.
Responsibilities
- Provide administrative and operational support to the GC&E Sales team.
- Handle and respond to client inquiries, requests, and correspondence in a timely and professional manner.
- Prepare proposals, quotations, offer letters, contracts, and other sales-related documents.
- Coordinate group, conference, meeting, and event requirements with relevant hotel departments.
- Maintain accurate and up-to-date records of client information, leads, opportunities, and sales activities.
- Follow up on proposals and pending business opportunities to support conversion and revenue generation.
- Assist the sales team in identifying new business opportunities and maintaining existing client relationships.
- Support the preparation of sales presentations, reports, and other business development materials.
- Ensure all contracts and documentation are completed accurately and in accordance with company standards.
- Coordinate with Operations, Events, Finance, and other departments to ensure client requirements are communicated effectively.
- Assist with site inspections, client meetings, and event-related arrangements when required.
- Maintain a professional relationship with clients and contribute to enhancing the hotel's brand reputation.
- Ensure all client interactions and sales activities are properly documented and followed up.
- Support the team during high-demand periods and corporate/event seasons.
- Perform other duties and responsibilities assigned by the GC&E Sales Manager or Director of Sales.
Qualifications
- Language Proficiency: Professional fluency in both English and Arabic.
- Administrative Skills: Strong administrative capabilities, including proficiency in MS Office, effective email management, and experience preparing offer letters and contracts with high organizational standards.
- Client & Brand Management: Proven experience in managing client relationships and actively building brand reputation.
- Industry Background: While hotel industry experience is welcome, we are also very interested in candidates from events companies, particularly those with a proactive approach to business development.