إعلان شركة أوقاف للاستثمار عن وظيفة مساعد إدارة تنفيذي

الوصف الوظيفي

تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لرئيس قسم الاستثمار لتعزيز كفاءة العمليات اليومية، وتحسين التنسيق والمتابعة بين الأقسام، وضمان جاهزية التقارير والاجتماعات والمواد الداعمة، وتيسير اتخاذ القرارات في الوقت المناسب.

المهام الوظيفية

• إدارة جدول أعمال رئيس قسم الاستثمار واجتماعاته.

• تنسيق دعوات الاجتماعات الداخلية والخارجية وترتيباتها.

• متابعة تعارضات المواعيد وأولويات العمل.

• إعداد جداول الزيارات وترتيبات الاجتماعات الرسمية.

• متابعة تنفيذ التوجيهات والقرارات الصادرة عن رئيس قسم الاستثمار.

• التنسيق مع مختلف الأقسام للحصول على التحديثات والمعلومات المطلوبة.

• حفظ سجلات تتبع المشاريع واللجان والمبادرات الرئيسية.

• إعداد تقارير دورية عن حالة المهام المنجزة والمتأخرة.

• إعداد العروض التقديمية والمواد التنفيذية.

• جمع وتجميع البيانات المطلوبة للتقارير الدورية.

• صياغة الملخصات التنفيذية ومحاضر الاجتماعات.

• مراجعة تنسيق وجودة المستندات قبل تقديمها للموافقة.

• إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة والصادرة.

• صيانة أنظمة الأرشفة الإلكترونية وحفظ المستندات.

• متابعة الرسائل الرسمية والتعاميم والطلبات.

• ضمان سرية المعلومات والمستندات.

• إعداد جداول أعمال الاجتماعات.

• تدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة بنود العمل والقرارات.

• التنسيق مع الحضور وإعداد مواد الاجتماع المطلوبة.

• متابعة تنفيذ التوصيات والقرارات.

• تنسيق ترتيبات السفر والحجوزات والزيارات عند الحاجة.

• متابعة طلبات الشراء واحتياجات الخدمات الإدارية.

• المساعدة في تنظيم الفعاليات وورش العمل والأنشطة المؤسسية.

• دعم المبادرات والمشاريع الخاصة بالإدارة التنفيذية.

الشروط

• أن يكون المتقدم أو المتقدمة سعودي الجنسية.

• الحصول على درجة الدبلوم أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو الإدارة العامة أو تخصص ذي صلة.

• توفر خبرة من 3 إلى 6 سنوات في مجال الدعم التنفيذي أو إدارة المكاتب أو الإدارة التنفيذية.

لمحة عن الشركة

شركة أوقاف هي الذراع الاستثماري للهيئة العامة للأوقاف، وترتبط مباشرة بمحافظ الهيئة. تعمل الشركة على تطوير آليات الاستثمار للأوقاف المدارة من قبل الهيئة، وتنويع المحفظة الاستثمارية، وتطوير استراتيجية للاستثمار بهدف تحقيق عوائد استثمارية مستدامة، إلى جانب إدارة الاستثمارات والأموال والأصول بفعالية وكفاءة، وتحقيق النمو والاستدامة المالية وتنويع مصادر الدخل.