نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي متمرس للانضمام إلى فريقنا في الرياض. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لمديرينا التنفيذيين، مما يساهم في تحسين كفاءة العمليات اليومية. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية قوية وقدرة على التعامل مع مهام متعددة في بيئة سريعة الوتيرة. يجب أن يكون لدى المتقدمين القدرة على التواصل بفعالية مع الفرق المختلفة، والعمل بشكل مستقل، وضمان أن جميع المهام تُنجز بدقة وفي الوقت المحدد. سيتضمن العمل التعامل مع المعلومات الحساسة، لذا فإن الحفاظ على السرية والاحترافية أمر بالغ الأهمية.
المسؤوليات:
- تنظيم وإدارة جداول المواعيد للمديرين التنفيذيين، وضمان عدم وجود تعارضات.
- إعداد وتوزيع المراسلات الداخلية والخارجية، بما في ذلك التقارير والعروض التقديمية.
- تنسيق الاجتماعات، بما في ذلك حجز الغرف، وإعداد المواد اللازمة، وتدوين الملاحظات.
- إدارة الملفات والسجلات لضمان سهولة الوصول إليها وتنظيمها.
- مراقبة النفقات وإعداد التقارير المالية الشهرية.
- الرد على المكالمات الهاتفية والاستفسارات العامة بفعالية واحترافية.
- تقديم الدعم الإداري لمشاريع خاصة حسب الحاجة.
- التعاون مع الفرق الأخرى لضمان سير العمل بسلاسة.
- تحديث قاعدة بيانات العملاء والموردين بانتظام.
- تقديم حلول إبداعية لتحسين العمليات الإدارية.
المرشح المفضل:
- خبرة سابقة كسكرتير تنفيذي أو في دور إداري مشابه.
- مهارات تنظيمية وإدارية استثنائية.
- قدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
- مهارات تواصل شفهية وكتابية قوية باللغة العربية والإنجليزية.
- إلمام جيد بتطبيقات Microsoft Office وبرامج إدارة المشاريع.
- قدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
- مهارات حل المشكلات والقدرة على التفكير النقدي.
- القدرة على إدارة الوقت بفعالية وتحديد الأولويات.
- شغف بالتعلم والتطوير المستمر.
Skills
- مهارات تنظيمية: القدرة على إدارة الوقت والموارد بشكل فعال، مما يساعد في تحقيق الأهداف اليومية.
- التواصل: مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي، مما يسهل التعامل مع مختلف الأطراف.
- إدارة المشاريع: القدرة على تنسيق الأنشطة المختلفة وضمان تحقيق الأهداف في المواعيد المحددة.
- معرفة تقنية: إلمام بتطبيقات Microsoft Office والبرامج الأخرى ذات الصلة.
- حل المشكلات: القدرة على التفكير النقدي وإيجاد حلول فعالة للتحديات اليومية.