المسمى الوظيفي
المسمى الوظيفي: مدير مكتب
الإدارة: الإدارة التنفيذية
القسم: الشؤون الإدارية / رئيس مجلس الإدارة
يتبع إلى: الرئيس التنفيذي / المدير العام
مكان العمل: مقر شركة ركاز العمران للتطوير العقاري
الهدف العام للوظيفة:
تنظيم وإدارة أعمال مكتب رئيس مجلس الإدارة وضمان سير العمليات الإدارية اليومية بكفاءة عالية، بما يضمن تقديم الدعم الإداري واللوجستي الكامل للإدارة العليا وتسهيل التواصل بين الأقسام الداخلية والخارجية للشركة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية:
1- إدارة المكتب التنفيذي
تنظيم جداول المواعيد والاجتماعات والمهام اليومية لرئيس مجلس الإدارة.
متابعة وتنفيذ القرارات الإدارية الصادرة عن الإدارة العليا.
إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيقها وحفظها بشكل منظم.
2- الاتصالات والمراسلات:
استقبال المكالمات والمراسلات الرسمية الواردة والصادرة وترتيبها حسب الأولوية.
إعداد وصياغة الخطابات والمذكرات الرسمية والتقارير الدورية.
التنسيق مع الجهات الحكومية والخاصة ذات العلاقة بأنشطة الشركة.
3- إدارة الوثائق والمعلومات
تنظيم وحفظ الملفات والمستندات السرية والإدارية وفق نظام الأرشفة المعتمد.
ضمان سرية المعلومات والبيانات الخاصة بالشركة والإدارة التنفيذية.
4- الدعم الإداري واللوجستي
الإشراف على موظفي السكرتارية والاستقبال والخدمات المساندة التابعة لمكتب رئيس مجلس الإدارة.
تنسيق السفر والحجوزات والمواعيد الرسمية للإدارة العليا.
5- التقارير والمتابعة:
إعداد تقارير أداء دورية عن أعمال المكتب ورفعها للإدارة العليا.
متابعة تنفيذ خطط العمل والمشروعات الخاصة بالإدارة التنفيذية.
المؤهلات والخبرات المطلوبة:
المؤهل العلمي: بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة العامة أو ما يعادلها.
الخبرة: من 3 إلى 5 سنوات في مجال إدارة المكاتب أو السكرتارية التنفيذية.
) Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)المهارات التقنية: إجادة استخدام برامج
* يشترط أن يكون المتقدم من سكان جدة فقط وخبرة في التطوير العقاري ولن يتم النظر في الطلبات من خارج المنطقة.
المهارات الشخصية والقيادية:
مهارات عالية في التنظيم والتخطيط وإدارة الوقت.
القدرة على التعامل مع ضغوط العمل وسرعة الإنجاز.
اللباقة وحسن المظهر في التعامل مع الزوار والعملاء.
مهارات تواصل فعّالة وقدرة على حل المشكلات.
الالتزام بالسرية التامة والدقة في العمل.
ساعات العمل:
وفق نظام العمل المعتمد في الشركة.
الراتب والمزايا:
يُحدد وفق سياسة الشركة وخبرة المرشح.