الهدف العام للوظيفة:
الإشراف على سير العمل داخل مكتب المدير التنفيذي من خلال تنظيم الأعمال الإدارية، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة المراسلات والملفات، وضمان توفير الدعم الإداري الكامل للمدير التنفيذي بما يحقق أعلى مستويات الكفاءة والاحترافية في بيئة العمل.
المهام والمسؤوليات التفصيلية:
- تنظيم جدول الأعمال اليومي للمدير التنفيذي بما يشمل الاجتماعات، والمقابلات، والمواعيد الرسمية.
- تنسيق الاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات، وتوثيق النقاط الرئيسية ومتابعة تنفيذ التوصيات الصادرة عنها.
- إدارة الاتصالات والمراسلات الواردة والصادرة، والتأكد من الرد عليها وفق السياسات المعتمدة.
- تنظيم الملفات والسجلات الخاصة بمكتب المدير التنفيذي وضمان سريتها وسهولة الرجوع إليها.
- استقبال الزوار والمراجعين وترتيب مقابلاتهم مع المدير التنفيذي بطريقة مهنية.
- تنظيم الرحلات والسفر الخاصة بالمدير التنفيذي (حجوزات الطيران، الفنادق، برنامج الرحلة، التنقلات...إلخ).
- إعداد التقارير الدورية والخاصة عند الطلب، وتوفير المعلومات اللازمة لدعم عملية اتخاذ القرار.
- الإشراف على فريق العمل الإداري (سكرتارية، موظفي استقبال...إلخ) إن وجد.
- التنسيق الداخلي بين الإدارات المختلفة لضمان انسيابية الأعمال ورفع التقارير اللازمة للإدارة العليا.
- متابعة تنفيذ السياسات والإجراءات الخاصة بالمكتب وتحديثها عند الحاجة.
المؤهلات العلمية والخبرات المطلوبة:
- شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي تخصص إداري ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في مجال إدارة المكاتب أو العمل التنفيذي.
- إجادة استخدام برامج الأوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
- يفضل وجود دورات تدريبية في مجال إدارة المكاتب أو السكرتارية التنفيذية.
طبيعة العمل:
دوام كامل – يتطلب أحيانًا المرونة خارج أوقات الدوام الرسمي حسب الحاجة.
Skills
المهارات والكفاءات:
- مهارات تنظيم عالية والقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
- مهارات تواصل مميزة (شفوية وكتابية).
- القدرة على حفظ المعلومات والتعامل بسرّية تامة.
- مهارات تحليلية واتخاذ القرار.
- المرونة في أداء المهام والقدرة على العمل تحت الضغط.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والمظهر اللائق.