الوصف الوظيفي للسكرتير التنفيذي
المسمى الوظيفي:
سكرتير تنفيذي
الهدف العام للوظيفة:
تقديم الدعم الإداري والتنظيمي لكبار المسؤولين التنفيذيين، وإدارة المراسلات، وترتيب المواعيد، وضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة وكفاءة.
المهام والمسؤوليات:
- إدارة المراسلات
- استقبال وإرسال البريد الإلكتروني والمراسلات الرسمية.
- إعداد التقارير والمذكرات والخطابات الإدارية.
- تنظيم الاجتماعات والمواعيد
- تنسيق وجدولة الاجتماعات والفعاليات الخاصة بالإدارة العليا.
- تجهيز وتحضير محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ القرارات.
- إدارة الوثائق والملفات
- تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات الهامة بطريقة آمنة وسهلة الوصول.
Skills
مهارات الاتصال والتواصل الفعّال: القدرة على التعامل مع مختلف الشخصيات داخليًا وخارجيًا بلباقة واحترافية.
إجادة اللغات: يفضل إجادة اللغتين العربية والإنجليزية، خاصة في الكتابة والمحادثة.
التنظيم وإدارة الوقت: مهارة ترتيب الأولويات وإدارة جدول الأعمال بكفاءة.
إتقان استخدام الحاسب الآلي: خاصة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
السرعة والدقة: سرعة الإنجاز مع الانتباه للتفاصيل لضمان الدقة في العمل.
المرونة والقدرة على التكيف: التعامل مع ضغوط العمل والتغيرات المفاجئة بمرونة.
السرية وحفظ المعلومات: التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية واحترافية.
مهارات كتابة التقارير: القدرة على إعداد التقارير الرسمية والمراسلات بوضوح واحترافية.
القدرة على حل المشكلات: التفكير الاستراتيجي وإيجاد حلول سريعة وفعالة للمشكلات الإدارية.
مهارات التنسيق والمتابعة: متابعة تنفيذ المهام والتأكد من إنجازها ضمن الأطر الزمنية المحددة.