يلعب مشرف الشؤون الإدارية دورًا حيويًا في ضمان سير العمليات الإدارية بسلاسة داخل قطاع التجزئة والجملة، وخاصة في صناعة العطور ومستحضرات التجميل. تتطلب هذه الوظيفة فردًا نشطًا يمكنه إدارة مجموعة من المهام الإدارية مع دعم الأهداف العامة للمنظمة. يجب أن يتمتع المرشح المثالي بمهارات قيادية قوية واهتمام كبير بالتفاصيل، مما يضمن أن تكون جميع العمليات الإدارية فعالة وفعالة.

المسؤوليات:

1. الإشراف على العمليات الإدارية اليومية، وضمان الامتثال لسياسات وإجراءات الشركة.
2. إدارة وتنسيق الأنشطة المكتبية، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، والتعامل مع المراسلات، والحفاظ على السجلات.
3. الإشراف على الموظفين الإداريين، وتقديم التوجيه والدعم لتعزيز الإنتاجية والأداء.
4. تطوير وتنفيذ أنظمة وعمليات إدارية لتحسين سير العمل والكفاءة.
5. مراقبة وإدارة الميزانيات المتعلقة بالوظائف الإدارية، وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
6. المساعدة في التوظيف وتدريب الموظفين الإداريين الجدد.
7. إعداد التقارير والعروض التقديمية للإدارة العليا بشأن الأداء الإداري والتحسينات.
8. ضمان صيانة معدات المكتب واللوازم، وتنسيق الإصلاحات والمشتريات حسب الحاجة.
9. العمل كحلقة وصل بين الأقسام لتسهيل التواصل والتعاون.
10. التعامل مع المعلومات السرية بحذر ونزاهة.

المرشح المفضل:

1. مهارات قيادية قوية وإدارة فرق.
2. قدرات تنظيمية ومهارات متعددة المهام ممتازة.
3. إجادة مجموعة Microsoft Office وغيرها من البرمجيات ذات الصلة.
4. مهارات تواصل واستجابة استثنائية.
5. القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة.
6. الاهتمام بالتفاصيل مع التركيز على الجودة والدقة.
7. عقلية حل المشكلات مع القدرة على التفكير النقدي.
8. تجربة في صناعة التجزئة أو مستحضرات التجميل تعتبر ميزة.
9. فهم قوي للإجراءات الإدارية وأفضل الممارسات.

• إجادة برامج وأدوات إدارة المكتب.
• مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية.
• مهارات تواصل شفوية وكتابية ممتازة.