ملخص مهام الوظيفة:

يهدف السكرتير إلى تقديم الدعم الشامل لمكتب الرئيس التنفيذي ومدير الشؤون الإدارية، وتنظيم الجدول الزمني والأعمال اليومية، وإدارة المكالمات والمراسلات الإلكترونية، وتنظيم الاجتماعات، وتحضير وإعداد المستندات والتقارير، والعروض التقديمية، والحفاظ على سرية المعلومات ومجموعة متنوعة من المهام الإدارية والتنظيمية.

المهام والمسؤوليات:

• إدارة مكتب الرئيس التنفيذي ومدير الشؤون الإدارية: تنظيم جدول المواعيد والاجتماعات، وإدارة المراسلات الواردة والصادرة، ومتابعة المهام والمشاريع المطلوبة.
• تنظيم الجدول والأعمال اليومية: تنظيم جدول الأعمال والمواعيد لضمان التنظيم والكفاءة في سير العمل. يشمل ذلك ترتيب الاجتماعات وتحديد الأولويات وتنظيم المهام اليومية.
• إدارة المكالمات والمراسلات الإلكترونية: استقبال وتوجيه المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات العامة. إدارة المراسلات الإلكترونية والتأكد من توجيهها إلى الأشخاص المناسبين والرد عليها بشكل مناسب.
• تنظيم الاجتماعات: الترتيب والتنسيق للاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك حجز القاعات وإعداد جدول الاجتماع وإرسال الدعوات وتجهيز المستندات اللازمة.
• تحضير وإعداد المستندات والتقارير: إعداد المستندات المطلوبة، مثل المراسلات الرسمية والتقارير والمذكرات والعروض التقديمية. يجب أن تتميز هذه المستندات بالدقة والتنسيق المناسب.
• الحفاظ على سرية المعلومات: ضمان سرية المعلومات الحساسة والملفات والوثائق المهمة، واتباع سياسات الحفاظ على الخصوصية والأمان.
• دعم إداري عام: تنفيذ المهام الإدارية العامة، مثل ترتيب السفر والإقامة وإدارة المستندات والملفات الإدارية وغيرها من المهام المساندة.
• القيام بأية أعمال يكلف بها من الرئيس المباشر وتتعلق بطبيعة عمله.

تنظيم الوقت: القدرة على إدارة الجداول الزمنية والأعمال اليومية بفعالية.

إدارة المهام: تحديد الأولويات ومتابعة المشاريع والمهام المطلوبة.

التواصل الفعّال: مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي، بما في ذلك القدرة على كتابة مراسلات رسمية.

إدارة المكالمات: التعامل المهني مع المكالمات الهاتفية والاستفسارات العامة.

تكنولوجيا المعلومات: إتقان برامج الحاسوب الأساسية مثل Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) وبرامج إدارة المراسلات.

إدارة المراسلات الإلكترونية: القدرة على استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعّال.

السرية والموثوقية: الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة والامتثال للسياسات الأمنية.

المرونة والتكيف: القدرة على التعامل مع المهام المتغيرة والضغط.

تنظيم الاجتماعات: القدرة على تنسيق وتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية بفاعلية.

دعم إداري عام: القدرة على تنفيذ المهام الإدارية المختلفة، مثل تنظيم السفر والإقامة.