أمين المستودع هو الشخص المسؤول عن تنفيذ الخطط وتنظيم كل الأمور المتعلقة بالمخزون ورفع تقرير لمدير المخازن أولرئيسه المباشر بالاحتياجات المطلوبة وتنظيم دخول وخروج المخزون طبقاً للإجراءات المعتمدة.
ويعتبر حلقة الوصل بين المستودع والمشتريات وإدارت الشركة أو المشاريع للمنطقة , ويخضع لرئيسه المباشر مدير المشتريات حال عدم وجود إدارة مستودعات ومتابعة ورقابة الإدارة المالية والرقابة الداخلية .
وتشمل مهام أمين المستودع مايلي :
استلام وتخزين البضائع الواردة للمستودع والصرف منها وفق النظم والقواعد المتبعة.
ينفذ القواعد الواردة في دليل سياسات وإجراءات المستودعات ومراقبة المخزون المعتمد في الشركة فيما يتعلق باستلام وصرف المواد وتخزينها.
يشرف على استقبال البضائع الواردة من مواد وقطع غيار للمستودع ويفحصها والتأكد من فحصها بموجب مذكرة فحص أو التوقيع بالفحص من الجهة المعنية ويطابق مواصفاتها مع المستندات من أمر الشراء وفواتير التوريد .
يستلم ويخزن ويرتب المواد الواردة وفق قواعد التخزين المعتمدة.
يشرف على إعداد مستندات الإدخال والإخراج وتسجيلها في سجلات المستودع طبقا للبرنامج المعمول به .
يحتفظ بسجلات يدوية أو آلية محدثة عن المستلم والمنصرف والمخزون في المستودع وفق النظم المتبعة في الشركة.
يشرف على إعداد التقارير الإحصائية الدورية عن المستلم والمنصرف والمخزون ويرفعها إلى رئيسه المباشر.
يبلغ رئيسه المباشر عند الوصول لنقطة إعادة الطلب.
يبلغ رئيسه المباشر عن المواد الراكدة أو التالفة ويوصي بالإجراءات اللازمة حيالها.
عدم إتلاف أي مواد أو قطع غيار أو عهدة إلا بموجب مذكرة أو محضر إتلاف معتمد من مسئول المستودع ومن فني مختص حسب نوعية المواد أو العهدة ( كهرباء أو إلكترونيات أو ميكانيكية ومعدات ....الخ) ومن مسئول القسم لهذه المواد او العهدة ثم من المسئول المالي والمدير التنفيذي . عدم عمل أي إرتجاعات للمواد أو قطع الغيار للمستودع إلا بعد إعتماد الجهة ومدير المشتريات وذلك للإفادة عن أسباب الإرتجاع ثم إعتماد المسئول المالى للتأكد من الفاتورة صرفت سابقا أم لم تصرف سواء نقدا أو من المورد على الحساب للتأكد من التسجيل وتجنبا من الخطأ أو تقديم تقرير يومي بالإستلامات والإخراجات والمرتجعات مع المستندات المؤيدة للصرف والإستلام والمرتجع إن وجد لرئيسه المباشر للمراجعة وإكمال اللازم ثم للإدارة المالية بالمشروع أو بالمركز الرئيسي للمراجعة والمتابعة .
المتابعة مع إدارة الموارد البشرية بخصوص تجهيزات وأغراض وتأثيث سكن وخلافه مع المسئول بالموارد وكذلك للعهد مع مسئول العهد
يعمل على جرد الأعيان الموجودة في المستودع.
يتأكد من تطبيق ضوابط الأمن والسلامة في المستودع.
يعد تقارير تقييم الأداء للعاملين في المستودع ويقترح التدريب المناسب لهم.
يتأكد من تحديث قواعد بيانات المستودع.
رفع تقارير دورية وسنوية عن نشاطات وإنجازات المستودع إلى رئيسه المباشر.
يقوم بأية أعمال أخرى يكلفه بها رئيسه المباشر وتقع ضمن طبيعة عمل الوظيفة