مدير شؤون الأمانة العامة مسؤولاً عن الإشراف على الوظائف الإدارية والتشغيلية للأمانة العامة. تشمل هذه الوظيفة ضمان الحوكمة الفعالة، وإدارة الوثائق، وتسهيل التواصل داخل المنظمة.

المسؤوليات الرئيسية:

• الإشراف على عمليات الأمانة العامة، لضمان دعم إداري فعال.
• إدارة إعداد وتوزيع الوثائق الرسمية والتقارير والمراسلات.
• تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك الجداول الزمنية، ومحاضر الاجتماعات، وإجراءات المتابعة.
• ضمان الامتثال للسياسات التنظيمية ومعايير الحوكمة.
• تسهيل التواصل الفعال بين الأقسام ومع المعنيين الخارجيين.
• الحفاظ على السجلات والأرشيفات وإدارتها لضمان سهولة الوصول إلى المعلومات واسترجاعها.
• تقديم الإرشاد بشأن المسائل الإجرائية وأفضل الممارسات في الإدارة.
• دعم القيادة في التخطيط الاستراتيجي وعمليات اتخاذ القرار.
• الإشراف على فريق الأمانة العامة وتوجيهه، وتعزيز بيئة عمل تعاونية.
• متابعة وتقييم أداء الوظائف الإدارية، وتقديم توصيات للتحسين عند الحاجة.

المؤهلات:

• يُفضل الحصول على درجة بكاليوس؛ ودرجة متقدمة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة هي ميزة إضافية.
• خبرة مثبتة في الإدارة الإدارية أو دور مشابه.
• معرفة قوية بعمليات الحوكمة والسياسات التنظيمية.
• مهارات اتصال وتنظيم وتحليل ممتازة.
• القدرة على إدارة مهام متعددة والمواعيد النهائية بفعالية.
• قدرات قيادية قوية وإدارة فرق.
• إتقان أنظمة إدارة الوثائق وبرامج المكتب.