مسمى الوظيفة: مسؤول تسجيل الموردين والمناقصات (تتطلب خبرة داخل السعودية)
دور متخصص يركز على تسجيل الموردين، وتقديم المناقصات،
والتحكم في الوثائق والامتثال لمجالات التوظيف، وتوريد العمالة، وتأجير
المعدات الثقيلة، وخدمات توريد المواد.
ملخص الدور الوظيفي
سيكون مسؤولاً عن إدارة جميع عمليات تسجيل الموردين، وتأهيلهم المسبق،
وأنشطة تقديم المناقصات لشركة ITL للمقاولات المتخصصة في
التوظيف الخارجي، وتوفير العمالة الإضافية، وتأجير المعدات الثقيلة،
والتوريدات الصناعية والمواد. يضمن هذا الدور أن الشركة مسجلة بالكامل، ومتوافقة،
ومؤهلة للمشاركة في المناقصات مع كبار العملاء في السعودية عبر قطاعات النفط والغاز، الهندسة والمشتريات والبناء (EPC)،
والبناء المدني، وإدارة المرافق، والخدمات الصناعية، والجهات الحكومية.
المسؤوليات الرئيسية
1. تسجيل الموردين وإدارة البوابات الإلكترونية
- إكمال وصيانة تسجيلات الموردين مع كبار العملاء في المملكة العربية السعودية مثل أرامكو السعودية، وسابك، ومعادن، والمؤسسة العامة لتحلية المياه المالحة (SWCC)، والشركة السعودية للكهرباء (SEC)، ونيوم، والهيئة الملكية، وكيانات صندوق الاستثمارات العامة (PIF)، ومقاولي EPC، وبوابة المشتريات الحكومية (اعتماد)، والشبكات الخاصة مثل SupplHi وAchilles وSAP Ariba، وغيرها.
- تحميل وثائق الشركة وتحديثها بما في ذلك السجل التجاري، والاشتراك في الغرفة التجارية، والزكاة، والتأمينات الاجتماعية (GOSI)، وشهادات السعودة، والقوائم المالية، وقوائم قدرات القوى العاملة، وقوائم المعدات، وأدلة الصحة والسلامة والبيئة/جودة الخدمة (HSE/QA)، وسوابق المشاريع.
- متابعة تواريخ التجديد، ومتطلبات الامتثال، وتحديثات البوابات الإلكترونية.
- الاحتفاظ ببادعة بيانات رئيسية لرموز الموردين، وبيانات الاعتماد للبوابات، وحالات التسجيل.
2. المناقصات وتقديم العروض
- مراجعة دعوات المناقصات وطلبات عروض الأسعار (RFQs) المتعلقة بـ:
o خدمات التوظيف من الخارج
o توريد العمالة الإضافية (بالساعة/بالشهر)
o تأجير المعدات الثقيلة مع المشغلين
o توريد المواد (الصناعية، حقول النفط، البناء، الأدوات، والمستهلكات)
- إعداد وثائق العطاء الفني والتي تشمل:
o الملف التعريفي للشركة (Company profile)
o القدرة على التوظيف
o قوائم توفر القوى العاملة
o تفاصيل أسطول المعدات
o القدرة على توريد المواد
o شهادات الصحة والسلامة والبيئة وضمان الجودة
o الأداء السابق وسوابق المشاريع
- التنسيق مع الإدارة المالية لإعداد العروض التجارية، وجداول التسعير، وجداول الكميات (BOQs)، وأسعار العمالة، وأسعار تأجير المعدات، وعروض أسعار التوريد.
- رفع العروض المقدمة للمناقصات على البوابات الإلكترونية مثل أرامكو SAP Ariba، واعتماد، ونيوم، والهيئة الملكية، ومعادن، وبوابات مقاولي EPC، وغيرها.
- متابعة سجل المناقصات للعروض المقدمة، والجارية، والمعتمدة/الممنوحة.
3. الامتثال والتوثيق
- التحقق من أن جميع وثائق الشركة تلبي المعايير التنظيمية السعودية ومعايير الامتثال الخاصة بالعملاء.
- التنسيق مع إدارات تطوير الأعمال، والموارد البشرية، والتوظيف، والعمليات، والمالية لجمع الشهادات والوثائق الداعمة المحدثة.
- التحقق من دقة قوائم العمالة، وقوائم المعدات، ووثائق القدرة على توريد المواد قبل تقديمها.
4. التنسيق مع العملاء
- التواصل مع إدارات المشتريات، وإدارة الموردين، والمناقصات
لدى كبار العملاء.
- الرد على الاستفسارات والتوضيحات، وطلبات الوثائق الإضافية، واستفسارات الامتثال.
- متابعة اعتمادات الموردين، وتقييمات المناقصات، ونتائج التأهيل المسبق.
5. التنسيق الداخلي وإعداد التقارير
- العمل عن كثب مع فريق تطوير الأعمال، وفريق التوظيف، وفريق عمليات القوى العاملة، وفريق المعدات الثقيلة، وفريق توريد المواد لضمان تقديم مناقصات دقيقة.
- تقديم تقارير أسبوعية للمدير المباشر حول حالة تسجيل الموردين، وتطورات المناقصات، والمواعيد النهائية القادمة.
- الاحتفاظ بسجلات رقمية منظمة لأغراض التدقيق والامتثال.
الخبرة المطلوبة
- خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات داخل المملكة العربية السعودية في أدوار تسجيل الموردين والمناقصات.
- معرفة قوية بأنظمة المشتريات السعودية والبوابات الحكومية (اعتماد، Ariba، نيوم، الهيئة الملكية، معادن، الشركة السعودية للكهرباء، تحلية المياه SWCC، ومقاولي EPC).
- الخبرة في مجال التوظيف الخارجي، أو توريد العمالة، أو تأجير المعدات الثقيلة، أو توريد المواد هي أمر إلزامي.
Position Title: Vendor Registration & Tendering Officer (Saudi Experience Required)
A specialized role focused on vendor registrations, tender submissions,
Document control and compliance for recruitment, manpower supply, heavy
equipment rental, and material supply services.
Role Summary
He will be responsible for managing all vendor registrations, prequalification
submissions, and tendering activities for ITL Contracting company specializing in
overseas recruitment, supplementary manpower, heavy equipment rentals, and
industrial/material supply. The role ensures the company is fully registered, compliant,
and eligible to participate in tenders with major Saudi clients across Oil & Gas, EPC, Civil
Construction, Facilities Management, Industrial Services, and Government entities.
Key Responsibilities
1. Vendor Registration & Portal Management
- Complete and maintain vendor registrations with major Saudi clients such as Saudi Aramco, SABIC, Ma’aden, SWCC, SEC, NEOM, Royal Commission, PIF entities, EPC contractors, government procurement portals (Etimad) and private networks SupplHi, Achilles, SAP Ariba, etc.
- Upload and update company documents including CR, Chamber, Zakat, GOSI, Saudization certificates, financials, manpower capability lists, equipment lists, HSE/QA manuals, and project references.
- Track renewal dates, compliance requirements, and portal updates.
- Maintain a master database of vendor codes, portal credentials, and registration statuses.
2. Tendering & Bidding
- Review tender invitations and RFQs related to:
o Overseas recruitment services
o Supplementary manpower supply (hourly/monthly)
o Heavy equipment rental with operators
o Material supply (industrial, oilfield, construction, tools, consumables)
- Prepare technical bid documents including:
o Company profile
o Recruitment capability
o Manpower availability lists
o Equipment fleet details
o Material supply capability
o HSE/QA certifications
o Past performance and project references
- Coordinate with finance to prepare commercial bids, pricing sheets, BOQs manpower rates, equipment rental rates, and supply quotations.
- Upload tender submissions on portals such as Aramco SAP Ariba, Etimad, NEOM, RC, Ma’aden, EPC contractor portals, etc.
- Maintain a tender tracker for submitted, ongoing, and awarded bids.
3. Compliance & Documentation
- Ensure all company documents meet Saudi regulatory and client-specific compliance standards.
- Coordinate with Business Development, HR, Recruitment, Operations, and Finance to collect updated certificates and supporting documents.
- Verify accuracy of manpower lists, equipment lists, and material supply capability documents before submission.
4. Client Coordination
- Communicate with procurement, vendor management, and tendering
departments of major clients.
- Respond to clarifications, additional document requests, and compliance queries.
- Follow up on vendor approvals, tender evaluations, and prequalification results.
5. Internal Coordination & Reporting
- Work closely with the Business development team, Recruitment team, Manpower Operations team, Heavy Equipment, and Material Supply teams to ensure accurate tender submissions.
- Provide weekly reports on vendor registration status, tender progress and upcoming deadlines to the reporting manager.
- Maintain organized digital records for audit and compliance purposes.
Required Experience
- Minimum 3–5 years of experience in Saudi Arabia in vendor registration and tendering roles.
- Strong knowledge of Saudi procurement systems and government portals (Etimad, Ariba, NEOM, RC, Ma’aden, SEC, SWCC, EPC contractors).
- Experience in overseas recruitment, manpower supply, heavy equipment rental, or material supply is mandatory.