الوصف الوظيفي
نبحث حالياً عن محترف ذو خبرة في مجال الدعم الإداري للانضمام إلى فريقنا في الرياض ودعم تنفيذ مشروع ضخم للبنية التحتية للطرق والطرق السريعة.
سيقدم أخصائي الدعم الإداري خدمات إدارية شاملة، والتحكم بالمستندات، والتنسيق، وخدمات الدعم المكتبي لفرق إدارة المشروع والإشراف عليه. وسيلعب المرشح الناجح دوراً رئيسياً في ضمان سير العمليات اليومية لمكتب المشروع بكفاءة، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة وثائق المشروع، ودعم موظفي المشروع.
يتطلب هذا الدور شخصاً على قدر عالٍ من التنظيم مع مهارات اتصال قوية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على العمل بفاعلية في بيئة مشاريع الإنشاءات السريعة الوتيرة.
المسؤوليات
الدعم الإداري
- تقديم الدعم الإداري اليومي لمدير المشروع، والمهندسين المقيمين، ومديري المشاريع، وفريق المشروع ككل.
- إعداد وتنسيق وتوزيع المراسلات، والتقارير، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات، ووثائق المشروع.
- الحفاظ على أنظمة حفظ وأرشفة منظمة للسجلات الإلكترونية والورقية.
- تنسيق وإدارة التقويمات، والمواعيد، والاجتماعات، وحجوزات قاعات الاجتماعات.
- ترتيب السفر والإقامة والنقل والخدمات اللوجستية لموظفي المشروع عند الحاجة.
- فحص وتوجيه المكالمات الهاتفية الواردة، والبريد الإلكتروني، والمراسلات.
تنسيق المشاريع
- دعم تنسيق أنشطة المشروع بين إدارة المشروع، وفرق الإشراف، والعملاء، والمقاولين، والمقاولين من الباطن.
- المساعدة في إعداد تقارير المشروع، والتحديثات الأسبوعية، ولوحات المتابعة، وتقارير الحالة.
- متابعة بنود العمل الناتجة عن الاجتماعات والمتابعة مع أصحاب المصلحة بشأن المهام المعلقة.
- تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، وورش العمل، ومراجعات المشروع.
- الضمان بأن يتم توزيع وثائق المشروع على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
إدارة الوثائق
- الحفاظ على سجلات ووثائق مشروع دقيقة وفقاً لإجراءات شركة WSP.
- دعم أنشطة التحكم بالوثائق بما في ذلك تسجيل الوثائق، وحفظها، ومتابعتها، وأرشفتها.
- التأكد من تسجيل وتخزين مراسلات المشروع والتقارير والرسومات والتقديمات بشكل صحيح.
- مراقبة سير عمل الوثائق ومساعدة فرق المشروع في الحفاظ على متطلبات الامتثال للوثائق.
- دعم عمليات تدقيق المشروع وأنشطة إدارة المعلومات.
إدارة المكتب
- المساعدة في أنشطة إدارة المكتب، بما في ذلك شراء القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
- تنسيق ترتيبات تهيئة وإعداد الموظفين الجدد في المشروع.
- مراقبة مرافق المكتب والإبلاغ عن أي مشكلات صيانة أو تشغيل.
- التواصل والتنسيق مع الموردين، ومزودي الخدمات، وإدارات الدعم حسب الحاجة.
- دعم عمليات حشد وإنهاء خدمات موظفي المشروع.
إعداد التقارير & إدارة البيانات
- الحفاظ على قواعد بيانات المشروع، وسجلات المتابعة، والسجلات الإدارية.
- إعداد التقارير الروتينية والملخصات لإدارة المشروع.
- المساعدة في تجميع التقارير الشهرية، وجداول ساعات العمل، وسجلات الحضور، وبيانات إدارة المشروع.
- ضمان دقة وسرية معلومات وسجلات المشروع.
دعم أصحاب المصلحة
- بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- دعم التواصل بين فرق المشروع، وإدارات الشركة، والعملاء، والمقاولين.
- تمثيل شركة WSP بشكل احترافي عند التعامل مع أصحاب المصلحة في المشروع.
المؤهلات
- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو نظم المعلومات الإدارية، أو تخصص ذات صلة.
- يُفضل الحصول على شهادات إضافية في الدعم الإداري أو تنسيق المشاريع.
- خبرة لا تقل عن 6 سنوات في مجال الدعم الإداري، أو تنسيق المشاريع، أو إدارة المكاتب، أو كمساعد تنفيذي، أو في دور مشابه.
- يُفضل بشدة من لديه خبرة سابقة في العمل ضمن مشاريع ضخمة للبنية التحتية، أو النقل، أو الطرق، أو الطرق السريعة، أو الإنشاءات، أو الاستشارات الهندسية.
- خبرة في دعم فرق العمل متعددة التخصصات في بيئة مشاريع سريعة الوتيرة.
- المعرفة والتآلف مع عمليات التوثيق وإعداد التقارير الخاصة بالمشاريع.
- إتقان متقدم لمجموعة برامج ميكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- خبرة في استخدام أنظمة إدارة الوثائق ومنصات التعاون المشترك.
- قدرات قوية في إعداد الوثائق وتنسيقها وإعداد التقارير.
- مهارات ممتازة في إدارة السجلات والتنظيم.
- خبرة في إدامة قواعد البيانات، وسجلات المتابعة، وسجلات مراسلات المشروع.
- القدرة على إعداد تقارير احترافية ومحاضر اجتماعات وعروض تقديمية.
- الجنسية سعودية.
تخيل مستقبلاً أفضل لك ومستقبلاً أفضل لنا جميعاً.
انضم إلى مجتمعنا المترابط من الأفراد الموهوبين الذين يشاركونك شغفك لإحداث تأثير إيجابي. يضم فريقنا العالمي أكثر من 80,000 موظف، يعملون معاً لإحداث فارق في المجتمعات المحلية وحول العالم.
معنا، يمكنك تحقيق ذلك. قدّم طلبك اليوم.
Job Description
We are currently seeking an experienced Administrative Support professional to join our team in Riyadh and support the delivery of a major roads and highways infrastructure project.
The Administrative Support professional will provide comprehensive administrative, document control, coordination, and office support services to the project management and supervision teams. The successful candidate will play a key role in ensuring the efficient day-to-day operation of the project office, maintaining accurate records, coordinating meetings, managing project documentation, and supporting project personnel.
This role requires a highly organized individual with strong communication skills, attention to detail, and the ability to work effectively in a fast-paced construction project environment.
Responsibilities
Administrative Support
- Provide day-to-day administrative support to the Project Director, Resident Engineers, Project Managers, and wider project team.
- Prepare, format, and distribute correspondence, reports, presentations, meeting minutes, and project documentation.
- Maintain organized filing systems for both electronic and hard-copy records.
- Coordinate and manage calendars, appointments, meetings, and conference room bookings.
- Arrange travel, accommodation, transportation, and logistics for project personnel when required.
- Screen and direct incoming calls, emails, and correspondence.
Project Coordination
- Support the coordination of project activities between project management, supervision teams, clients, contractors, and subcontractors.
- Assist in preparing project reports, weekly updates, dashboards, and status reports.
- Track action items arising from meetings and follow up with stakeholders on outstanding tasks.
- Coordinate internal and external meetings, workshops, and project reviews.
- Ensure project documentation is distributed to relevant stakeholders in a timely manner.
Document Management
- Maintain accurate project records and documentation in accordance with WSP procedures.
- Support document control activities including document registration, filing, tracking, and archiving.
- Ensure project correspondence, reports, drawings, and submissions are properly recorded and stored.
- Monitor document workflows and assist project teams in maintaining document compliance requirements.
- Support project audits and information management activities.
Office Administration
- Assist with office management activities, including procurement of stationery and office supplies.
- Coordinate onboarding arrangements for new project staff.
- Monitor office facilities and report maintenance or operational issues.
- Liaise with vendors, service providers, and support functions as required.
- Support the mobilization and demobilization of project personnel.
Reporting & Data Management
- Maintain project databases, trackers, and administrative records.
- Prepare routine reports and summaries for project management.
- Assist in compiling monthly reports, timesheets, attendance records, and project administration data.
- Ensure accuracy and confidentiality of project information and records.
Stakeholder Support
- Build and maintain positive working relationships with internal and external stakeholders.
- Support communication between project teams, corporate functions, clients, and contractors.
- Represent WSP professionally when interacting with project stakeholders.
Qualifications
- Diploma or Bachelor's Degree in Business Administration, Office Management, Management Information Systems, or a related discipline.
- Additional administrative or project coordination certifications would be advantageous.
- Minimum 6 years of experience in an administrative support, project coordination, office administration, executive assistant, or similar role.
- Previous experience working on large infrastructure, transportation, roads, highways, construction, or engineering consultancy projects is highly preferred.
- Experience supporting multidisciplinary project teams within a fast-paced project environment.
- Familiarity with project documentation and reporting processes.
- Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Experience using document management systems and shared collaboration platforms.
- Strong document preparation, formatting, and reporting capabilities.
- Excellent record management and organizational skills.
- Experience maintaining databases, trackers, and project correspondence logs.
- Ability to prepare professional reports, meeting minutes, and presentations.
- Saudi national.
Imagine a better future for you and a better future for us all.
Join our close-knit community of talented individuals who share your passion for making a positive impact. Our global team includes more than 80,000 employees, working together to make a difference in communities both close to home and around the world.
With us, you can. Apply today.