المسمى الوظيفي
مساعد تنفيذي
يتبع لـ
رئيس الوظيفة
القسم
تقديم دعم إداري وسكرتاري كامل لرئيس القسم المعني من خلال العمل بسرية وسرعة و
التقارير المباشرة
عدد الموظفين الخاضعين للإشراف:
الإجمالي
الوصف
السكرتارية العامة
- توجيه المتصلين والمراسلات حسب الضرورة والمساعدة في صياغة وإنهاء الردود عند الاقتضاء لضمان التعامل مع جميع المسائل بكفاءة وفعالية.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر للقسم - البريد وشركات الشحن - والاحتفاظ بالسجلات المناسبة.
- إدارة المستندات الواردة للتوقيع عبر Docusign مع التأكد من استخدام الكيانات الصحيحة في كل مستند.
- التنسيق مع قسم العلاقات العامة/الإدارة لأي تصديق/تقنين للمستندات التي ترد.
- اتخاذ جميع الترتيبات اللازمة لعقد اجتماعات القسم الداخلية والحضور أحياناً إذا لزم الأمر، كسكرتير لتسجيل وقائع الاجتماع.
- تغطية وتولي مسؤوليات السكرتارية الآخرين أثناء إجازاتهم.
- التسجيل في المؤتمرات والندوات المهمة ليحضرها المديرون.
- مساعدة أعضاء فريق الضيوف عند زيارة مكاتب أخرى.
- المساعدة في إدارة المستندات (التحويل، التنسيق، الطباعة والمسح الضوئي) والسجلات.
ترتيبات السفر
- اتخاذ ترتيبات السفر بطريقة فعالة من حيث الوقت، بما في ذلك التأشيرات، وحجز خطوط السير، وأماكن الاجتماعات، والفنادق، واستئجار السيارات، وما إلى ذلك.
- إعادة جدولة وترتيب السفر و/أو الإقامة بمرونة في حالة حدوث تغييرات في خط سير الرحلة أو الخطط.
- التنسيق مع السكرتارية الآخرين عند سفر موظفين من أقسام مختلفة معاً.
- فحص والتحقق من كشوف الفواتير المتعلقة بالسفر والترتيبات ذات الصلة والتأكد من دفع المطالبات في الوقت المحدد.
مهام المشتريات
- فحص والتحقق من كشوف الفواتير المتعلقة بالسفر والترتيبات ذات الصلة والتأكد من دفع الفواتير في الوقت المحدد.
- الدعم في الحصول على اتفاقيات العقود الوظيفية من خلال عملية الشراء الصحيحة من خلال العمل بشكل تعاوني مع فريق سلسلة التوريد (SC) لضمان تسجيل البائعين وتوقيع العقود في الوقت المناسب.
- تنفيذ عمليات تقديم طلبات الشراء (PR) وأوامر الشراء (POs) المتعلقة بفواتير العملاء في الوقت المناسب وضمان الدفع بدقة وفي الوقت المحدد.
مهام محددة للمساعد التنفيذي
- تقديم خدمة إدارة الوقت/المفكرة للمدير لضمان قدرته على حضور جميع الاجتماعات الرئيسية وفقاً للجدول المخطط له والمساعدة في تحسين استخدامه للوقت.
- الدعم في تطوير عروض PowerPoint التقديمية، ومتتبعات جداول Excel، وأي مهام أخرى مطلوبة (دعم MS office) عند الحاجة.
- مراقبة فعالية العمليات الإدارية للمكتب والتوصية بالتحسينات عند الحاجة.
- إدارة التوقيعات وDocusign نيابة عن المدير المباشر.
- إنشاء والحفاظ على سجلات ونظام حفظ للمراسلات والخطابات الواردة والصادرة وضمان إجراءات السرية لضمان المستوى المناسب من الأمن والتحكم.
- التخطيط ودعم إدارة وتنظيم الفعاليات الوظيفية من خلال العمل عن كثب مع فريق الفعاليات ليكون نقطة الاتصال نيابة عن القسم لضمان فعالية سلسة وناجحة.
- جدولة وتنسيق الاجتماعات الداخلية بما في ذلك حجز قاعات المؤتمرات والمرافق، والتخطيط وترتيب الأماكن، والتنسيق مع المشاركين، وإرسال التذكيرات ورسائل المتابعة للمشاركين لضمان إدارة فعالة وسلسة للفعالية.
- أداء واجبات أخرى ذات صلة أو مهام مرتبطة حسب التوجيهات.
- الإطارات، الحدود، وسلطة اتخاذ القرار:
يعمل وفقاً لتعليمات وتوجيهات محددة ومعايير سكرتارية مقبولة.
يمارس السلطة المالية بالمستوى الذي تحدده الإدارة لهذه الوظيفة.
- المؤهلات، الخبرة، والمهارات:
الحد الأدنى للمؤهلات
- إتمام المرحلة الثانوية مع شهادة في السكرتارية.
- يفضل بشدة الحصول على درجة البكالوريوس.
الحد الأدنى للخبرة
- 8-10 سنوات من الخبرة الإجمالية مع 3-5 سنوات كمساعد تنفيذي رفيع المستوى يدعم كبار التنفيذيين.
مهارات خاصة بالوظيفة
- معرفة جيدة ببرامج Microsoft Office - Word، Excel، PowerPoint - وتطبيقات الحاسوب الأخرى؛ معرفة جيدة باللغة الإنجليزية.
- مهارات تعدد المهام وتحديد الأولويات إلى جانب القدرة على التعامل مع متطلبات متعددة.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والتقدير والسرية.
- روح العمل الجماعي والتعاون.
Position Title
Executive Assistant
Reports To
Head of Function
Function
To provide complete administrative and secretarial support to the respective function Head by acting confidentially, promptly and
Direct Reports
Number of Staff Supervised:
Total
Description
General Secretarial
- Route callers and correspondence as necessary and assist in drafting and finalising replies where appropriate to ensure that all matters are dealt with efficiently and effectively
- Handle incoming and outgoing departmental mail – postal and courier - and maintains appropriate logs.
- Manage incoming documents for signatures through Docusign. Ensuring right entities are used in each document.
- Co-ordinate with PRO/ admin department for any attestation / legalization of documents that come by.
- Make all necessary arrangements for the holding of internal department meetings and attend occasionally if required, as secretary to record proceedings.
- Covering and taking responsibilities from other Secretaries on Leave.
- Register for important conferences and seminars for managers to attend.
- Assist guest team members when visiting other offices.
- Assist with document management (converting, formatting, printing and scanning) and records.
Travel Arrangements
- Make travel arrangements in a time-effective way, including visa, booking itineraries, venues for meetings, hotels, rent a car, etc.
- Flexibly reschedule and rearrange travel and or accommodation in case of changes in itinerary or plans.
- Coordinate with other secretaries when employees from different departments are traveling together.
- Check and verify billing statements with respect to travel and related arrangements made and makes sure that the claims are getting paid on time
Procurement Tasks
- Check and verify billing statements in respect of travel and related arrangements made and make sure that the invoices are getting paid on time.
- Support on getting functional contract agreements through the right procurement process by working collaboratively with the SC team in ensuring timely vendor registration and contract signature.
- Perform timely submissions of PR and POs relating to client invoicing and ensuring payment is done accurately and on time.
EA specific tasks
- Provide a time management/diary service for the manager to ensure he is able to attend all key meetings according to planned schedule and assists in optimising his use of time.
- Support in developing Power point presentations, excel sheet trackers and any other required (MS office support)t tasks as and when needed.
- Monitor effectiveness of office administrative processes and recommends improvements where needed.
- Manage signatures and Docusign on behalf of line manager.
- Establish and maintain records and filing system for incoming and outcoming communication and letters and ensure confidentiality procedures to ensure appropriate level of security and control.
- Plan and support the functional event management and organization working closely with the events team by being the point of contact on behalf of the function to ensure a smooth and successful event.
- Schedule and coordinate internal meetings including booking conference rooms and facilities, plan and arrange venues, coordinate with participants, and send reminders and follow-up messages to the participants to ensure smooth and efficient event management.
- Performs other related ad-hoc duties or related assignments as directed
- FRAMEWORKS, BOUNDARIES, & DECISION MAKING AUTHORITY:
Works according to specific instructions, guidelines and accepted secretarial standards
Exercises financial Authority at the level established by Management for this position
- QUALIFICATIONS, EXPERIENCE, & SKILLS:
Minimum Qualifications
- Completion of Secondary School with a secretarial certification.
- Bachelor’s Degree is highly preferred.
Minimum Experience
- 8-10 years of overall experience with 3-5 years as high level executive assistant supporting Senior executives.
Job-Specific Skills
- Good knowledge of Microsoft Office – Word, Excel, PowerPoint - and other computer applications; Good knowledge of English
- Multi-tasking and prioritization skills along with the ability to handle multiple demands
- High level of professionalism, discretion and confidentiality
- Team Player and collaborator