الهدف الوظيفي
تقديم الدعم الإداري والكتبي المتكامل للمؤسسة، وإدارة الاتصالات الداخلية والخارجية، والتأكد من تنظيم الملفات والجدولة الزمنية بدقة.
المهام والمسؤوليات الأساسية
- إدارة المواعيد: تنظيم جدول الأعمال، تنسيق الاجتماعات، وحجز القاعات.
- الأتصالات والمراسلات: استقبال المكالمات الهاتفية، إدارة البريد الإلكتروني اليومي، وتوزيع المراسلات الورقية والإلكترونية.
- استقبال الزوار: الترحيب بضيوف الشركة وتوجيههم إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين.
- إدارة الملفات والأرشيف: حفظ وتنسيق المستندات والتقارير المالية والإدارية بشكل آمن وسهل الوصول إليه.
- إعداد التقارير والخطابات: صياغة الرسائل الرسمية، تحرير المحاضر الخاصة بالاجتماعات، وتجهيز العروض التقديمية.
- متابعة المستلزمات المكتبية: حصر احتياجات المكتب من الأدوات والقرطاسية وطلب الشراء عند الحاجة.
- التنسيق اللوجستي: ترتيب حجوزات السفر والإقامة للموظفين أو الإدارة عند الحاجة.
Job Objective
Provide integrated administrative and clerical support to the organization, manage internal and external communications, and ensure accurate filing and scheduling.
Key Tasks and Responsibilities
- Appointment Management: organize the calendar, coordinate meetings, and reserve rooms.
- Communications and Correspondence: receive phone calls, manage daily emails, and distribute paper and electronic mail.
- Reception of Visitors: welcome company guests and direct them to the relevant departments or individuals.
- Filing and Archiving: securely store and organize documents and financial and administrative reports for easy access.
- Reports and Letters Preparation: draft official letters, take meeting minutes, and prepare presentations.
- Office Supplies Follow-Up: tally office supply needs and place orders when necessary.
- Logistical Coordination: arrange travel and accommodation bookings for staff or management when needed.