تُعد شركة SDEC إحدى الشركات الرائدة في توزيع المعدات وتوفير حلول المعدات الصناعية المخصصة. تمتلك SDEC محفظة ديناميكية من المنتجات التي تتحدد وفقاً لاحتياجات عملائنا. وتتميز ثقافة SDEC بالتركيز العالي على العملاء مع رؤية طويلة الأجل للعلاقات. نرحب بتقديم الطلبات من المرشحين الذين لديهم خبرة في العمل كمساعد إداري.
الهدف من الوظيفة
يقدم المساعد الإداري الدعم المكتبي والتنظيمي والتشغيلي الأساسي لضمان سير الأنشطة المكتبية اليومية بسلاسة. يهدف هذا الدور إلى تبسيط سير العمل الإداري، والحفاظ على سجلات دقيقة، ودعم التواصل بين أعضاء الفريق. وكجزء من التزامنا بالتنوع والعدالة والشمول، توفر هذه الوظيفة بيئة عمل داعمة ومتاحة ومصممة لتلائم المرشحين من ذوي الإعاقة.
المسؤوليات الرئيسية
- دعم المكتب والمستندات: إعداد وتنسيق ومراجعة الرسائل والتقارير والمذكرات والمستندات التجارية الروتينية بدقة عالية.
- إدخال البيانات وإدارة السجلات: صيانة وتحديث أنظمة الحفظ الإلكترونية وقواعد البيانات والسجلات الرقمية مع ضمان السرية التامة.
- التواصل والمراسلات: فحص المكالمات الواردة، وتوجيه البريد الإلكتروني، وتوزيع البريد الوارد، والتعامل مع الاستفسارات العامة بأسلوب مهني.
- تنسيق التقويم والمواعيد: المساعدة في جدولة الاجتماعات، وحجز قاعات المؤتمرات، وإرسال دعوات التقويم لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- تنسيق الزوار والضيوف: الترحيب بالزوار، وتنسيق تصاريح الدخول الأمنية، وتقديم الإرشادات الأساسية عند الوصول.
- التحكم في المستلزمات والمخزون: مراقبة مستويات الأدوات المكتبية والمستلزمات؛ وإصدار طلبات إعادة التزويد حسب الحاجة.
- المساعدة في الفعاليات واللوجستيات: دعم التخطيط والتنفيذ لورش العمل الداخلية، وفعاليات الفريق، والدورات التدريبية.
علاقات العمل
- الداخلية: التعاون المستمر مع مدراء الأقسام، والزملاء الإداريين، وإدارة الموارد البشرية، ودعم تكنولوجيا المعلومات، والفرق الداخلية متعددة الوظائف.
- الخارجية: التفاعل المهني مع الموردين، وموردي المستلزمات المكتبية، والزوار، والعملاء/مقدمي الخدمات الخارجيين.
مسؤوليات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)
- الالتزام بجميع سياسات وإجراءات ومتطلبات الجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE) الخاصة بالشركة والقوانين ذات الصلة.
- تحديد وإبلاغ المشرف المختص أو فريق QHSE فوراً عن الظروف غير الآمنة والحوادث والوشيكة الوقوع.
- استخدام وصيانة وتخزين معدات الحماية الشخصية (PPE) وأدوات السلامة بشكل صحيح وفقاً لمتطلبات العمل.
- الحضور والمشاركة الفعالة في الدورات التوجيهية الإلزامية للسلامة، وتدريبات HSE، واجتماعات السلامة، وتدريبات الطوارئ، وتحقيقات الأسباب الجذرية.
- اتباع إجراءات الاستجابة للطوارئ المعتمدة، بما في ذلك خطط الإخلاء، والاستجابة للحريق، والإسعافات الأولية إذا كان مدرباً عليها.
- اتباع البروتوكولات لتقليل الأثر البيئي، بما في ذلك التخلص الصحيح من النفايات والإبلاغ عن الانسكابات أو التسريبات.
- تقديم المقترحات لتعزيز إجراءات الجودة والصحة والسلامة والبيئة وتحمل المسؤولية والمبادرة للتحسين المستمر.
المؤهلات والشهادات ذات الصلة
- دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو الأدب، أو أي تخصص ذي صلة (أو خبرة عملية مكافئة).
المعارف والمهارات والخبرة
- الخبرة: خبرة لا تقل عن 1–3 سنوات في دور إداري أو مكتبي أو خدمة عملاء أو دعم المكاتب الأمامية.
- المهارات التقنية: إتقان مجموعة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) أو Google Workspace. المعرفة بالتكنولوجيات المساعدة (مثل قارئات الشاشة، وبرامج تحويل الكلام إلى نص، ولواحق المفاتيح التكيفية) حيثما ينطبق ذلك.
- المهارات الأساسية: مهارات تواصل كتابية وشفهية قوية. القدرة على الطباعة السريعة والدقيقة، وإدخال البيانات، وحفظ السجلات. مهارات قوية في إدارة الوقت وتعدد المهام.
الكفاءات السلوكية
- الاهتمام بالتفاصيل: نهج دقيق في التوثيق، وإدارة التقويم، ودقة السجلات.
- المرونة والتكيف: الراحة في العمل ضمن بيئة فريق ديناميكية والحماس لتعلم أنظمة وأدوات جديدة.
- عقلية التعاون: الحفاظ على علاقات إيجابية مع الزملاء والتعامل مع المهام اليومية بروح إيجابية ومساعدة.
- النزاهة والكتمان: التعامل مع معلومات الشركة والموظفين السرية بأقصى درجات الحرص.
- المبادرة: اتخاذ المبادرة في المهام الروتينية والبحث عن حلول عند مواجهة التحديات المكتبية اليومية.
سهولة الوصول في مكان العمل:
تلتزم مؤسستنا بتوفير عملية مقابلة متاحة للجميع وبيئة عمل شاملة. سيتم الترتيب لتوفير التسهيلات المعقولة في مكان العمل (مثل ترتيبات العمل المرنة، والتهيئة الأرگونومية المريحة، وبرامج قراءة الشاشة، والمرافق المجهزة، أو جداول المهام المعدلة) بناءً على الاحتياجات الفردية لكل مرشح.
SDEC is one of the leading equipment distributors and custom industrial equipment solution provider. SDEC has a dynamic portfolio of products which is determined by the needs of our customers. SDEC culture is characterized by high customer orientation with a long-term view of relationships. We are inviting applications from candidates who have experience working as Admin Assistant.
Job Purpose
The Administrative Assistant provides essential clerical, organizational, and operational support to ensure smooth daily office activities. This role is designed to streamline administrative workflows, maintain accurate records, and support team communication. As part of our commitment to diversity, equity, and inclusion, this position offers an accessible, supportive workplace environment tailored to accommodate candidates with disabilities.
Main Responsibilities
- Office & Document Support: Prepare, format, and review letters, reports, memos, and routine business documentation with high accuracy.
- Data Entry & Records Management: Maintain and update electronic filing systems, databases, and digital records ensuring strict confidentiality.
- Communication & Correspondence: Screen incoming calls, route emails, distribute incoming mail, and handle general inquiries in a professional manner.
- Calendar & Schedule Coordination: Assist in scheduling meetings, reserving conference rooms, and sending calendar invites for internal and external stakeholders.
- Visitor & Guest Coordination: Welcoming visitors, coordinating security passes, and providing basic guidance upon arrival.
- Supply & Inventory Control: Monitor office stationery and supply levels; place replenishment orders as needed.
- Event & Logistics Assistance: Support the planning and execution of internal workshops, team events, and training sessions.
Work Relationships
- Internal: Frequent collaboration with department managers, administrative peers, HR, IT support, and internal cross-functional teams.
- External: Professional interactions with vendors, office suppliers, visitors, and external clients/service providers.
HSE (Health, Safety & Environment) Responsibilities
- Adhere to follow all company Quality, Health, Safety, And Environmental (QHSE) policies, procedures, and legal requirements.
- Promptly identify and report unsafe conditions, incidents, and near misses to the appropriate supervisor or QHSE team.
- Properly use, maintain, and store personal protective equipment (PPE) and safety tools as required by the job.
- Attend and actively participate in mandatory Safety inductions, HSE trainings, safety meetings, emergency drills and root cause investigations.
- Follow established emergency response procedures, including evacuation plans, fire response, and first aid if trained.
- Follow protocols to minimize environmental impact, including proper waste disposal and reporting spills or leaks.
- Provide suggestions to enhance Quality, Health, Safety and Environmental procedures and take responsibility and initiatives for continual improvement
Qualifications & Relevant Certifications
- Diploma or Bachelor’s degree in Business Administration, Office Management, Literature, or any relevant discipline (or equivalent practical experience).
Knowledge, Skills & Experience
- Experience: Minimum 1–3 years of experience in an administrative, clerical, customer service, or front-office support role.
- Technical Skills: Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) or Google Workspace. Familiarity with assistive technologies (e.g., screen readers, speech-to-text software, adaptive keyboards) where applicable.
- Core Skills: Strong written and verbal communication skills. Fast and accurate typing, data entry, and record-keeping ability. Strong time management and multi-tasking skills.
Behavioral Competencies
- Attention to Detail: Meticulous approach to documentation, calendar management, and record accuracy.
- Adaptability & Resilience: Comfortable working in a dynamic team environment and eager to learn new systems and tools.
- Collaborative Mindset: Maintains positive relationships with colleagues and approaches daily tasks with a helpful attitude.
- Integrity & Discretion: Handles confidential company and employee information with utmost care.
- Proactivity: Takes initiative on routine tasks and seeks solutions when facing everyday office challenges.
Workplace Accessibility:
Our organization is committed to providing an accessible interview process and inclusive work environment. Reasonable workplace accommodations (such as flexible working arrangements, ergonomic setups, screen-reading software, accessible facilities, or modified duty schedules) will be arranged based on individual candidate needs.