الوصف الوظيفي
يتولى التنفيذي لمشرف الحجوزات مسؤولية الإشراف على جميع أنشطة الحجوزات، وضمان كفاءة عمليات الحجز، والحفاظ على دقة المخزون، ودعم استراتيجيات تحسين الإيرادات. يعمل هذا الدور عن كثب مع المكاتب الأمامية، والمبيعات، وإدارة الإيرادات، والقطاعات الأخرى لضمان تقديم تجارب سلسة للضيوف وتحقيق أهداف الإشغال والإيرادات للفندق.
المسؤوليات
- الإشراف على عمليات الحجز اليومية وضمان الالتزام بمعايير الفندق.
- إدارة حجوزات الغرف الواردة عبر الهاتف والبريد الإلكتروني والقنوات عبر الإنترنت ووكلاء السفر.
- مراقبة توافر الغرف ومستويات الإشغال واتجاهات الحجز.
- ضمان إدخال وصيانة سجلات الحجز بدقة في نظام إدارة الممتلكات (PMS).
- المساعدة في تنفيذ استراتيجيات إدارة الإيرادات لزيادة مبيعات الغرف والربحية إلى الحد الأقصى.
- التعامل مع استفسارات الضيوف والطلبات الخاصة والشكاوى المتعلقة بالحجز باحترافية.
- التنسيق مع إدارات المكاتب الأمامية والمبيعات والإيرادات وخدمة الغرف (التدبير المنزلي) بشأن وصول الضيوف والترتيبات الخاصة.
- مراجعة حجوزات المجموعات وضمان إدارة جميع التفاصيل بشكل صحيح.
- تدريب وتوجيه ودعم موظفي الحجز للحفاظ على تميز الخدمة.
- إعداد تقارير الحجز اليومية والأسبوعية والشهرية لمراجعة الإدارة.
- ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الفندق ومعايير العلامة التجارية.
- مراقبة أداء الحجوزات والتوصية بتحسينات في العمليات.
المؤهلات
- درجة البكالوريوس في إدارة الضيافة، أو إدارة الأعمال، أو مجال ذي صلة.
- خبرة لا تقل عن 2-4 سنوات في عمليات الحجوزات أو المكاتب الأمامية في قطاع الضيافة.
- يفضل وجود خبرة إشرافية سابقة.
- معرفة قوية بأنظمة إدارة الممتلكات (Pep).
- فهم جيد لمبادئ إدارة الإيرادات.
- مهارات اتصال وخدمة عملاء ممتازة.
- قدرات تنظيمية وحل مشكلات قوية.
- إتقان استخدام تطبيقات Microsoft Office.
- القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة.
- إتقان اللغة الإنجليزية؛ وتعد اللغات الإضافية ميزة إضافية.
Job Description
The Reservations Supervisor Executive is responsible for supervising all reservation activities, ensuring efficient booking processes, maintaining inventory accuracy, and supporting revenue optimization strategies. The role works closely with Front Office, Sales, Revenue Management, and other departments to ensure seamless guest experiences and achievement of hotel occupancy and revenue targets.
Responsibilities
- Supervise daily reservations operations and ensure compliance with hotel standards.
- Manage room bookings received through phone, email, online channels, and travel agents.
- Monitor room availability, occupancy levels, and booking trends.
- Ensure accurate entry and maintenance of reservation records in the Property Management System (PMS).
- Assist in implementing revenue management strategies to maximize room sales and profitability.
- Handle guest inquiries, special requests, and reservation-related complaints professionally.
- Coordinate with Front Office, Sales, Revenue, and Housekeeping departments regarding guest arrivals and special arrangements.
- Review group reservations and ensure all details are properly managed.
- Train, guide, and support reservation agents to maintain service excellence.
- Prepare daily, weekly, and monthly reservation reports for management review.
- Ensure adherence to hotel policies, procedures, and brand standards.
- Monitor reservation performance and recommend process improvements.
Qualifications
- Bachelor's degree in hospitality management, Business Administration, or a related field.
- Minimum 2-4 years of experience in Reservations or Front Office operations within the hospitality industry.
- Previous supervisory experience is preferred.
- Strong knowledge of Property Management Systems (Pep).
- Good understanding of revenue management principles.
- Excellent communication and customer service skills.
- Strong organizational and problem-solving abilities.
- Proficiency in Microsoft Office applications.
- Ability to work under pressure and manage multiple priorities.
- Fluency in English; additional languages are an advantage.