مهام رئيسية:

• إدارة الاتصالات:
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها.
• إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الواردة والصادرة.
• استقبال الزوار وتنظيم مواعيدهم.
• تنظيم الاجتماعات وجداول الأعمال:
• تحديد وتنظيم مواعيد الاجتماعات والمقابلات.
• تحضير جداول الأعمال وتوزيعها على المشاركين.
• تدوين الملاحظات والنتائج خلال الاجتماعات.
• إدارة الملفات والأرشفة:تنظيم وحفظ الملفات والمستندات الهامة بشكل دقيق.
• إنشاء وصيانة أنظمة أرشفة ورقية وإلكترونية.
• تجهيز الوثائق اللازمة للاجتماعات والتقارير.
• مهام مكتبية متنوعة:
• استخدام الأجهزة المكتبية مثل النسخ والتصوير والفاكس.
• إعداد التقارير والنماذج والمراسلات الرسمية.
• تنسيق الحجوزات اللازمة مثل حجوزات السفر.
• المحافظة على توفر المستلزمات المكتبية.
• الحفاظ على سرية المعلومات والبيانات. 

المسؤوليات الإضافية:

• التنسيق بين مختلف الإدارات والأقسام لضمان سلاسة سير العمل.
• متابعة توثيق كافة الأعمال الإدارية ورفعها للجهات المعنية.
• المساهمة في تحسين العمليات الإدارية وتحديث قواعد البيانات

مهارات تواصل

• التواصل الشفهي والكتابي: التفاعل بفعالية مع العملاء والموظفين والمديرين، كتابة رسائل البريد الإلكتروني الاحترافية، والتعامل بلباقة.
• التعامل مع الآخرين: الحفاظ على علاقات مهنية جيدة مع الزملاء والعملاء. 

مهارات تقنية

• استخدام برامج الكمبيوتر: إجادة البرامج المكتبية الأساسية مثل Microsoft Office.
• استخدام الأدوات الرقمية: إتقان استخدام أدوات التواصل عبر الإنترنت، وأنظمة الأرشفة الإلكترونية، والبحث على الإنترنت. 

مهارات أخرى

• حل المشكلات: القدرة على التعامل مع المواقف الطارئة واتخاذ القرارات الفعالة.
• تعدد المهام: القدرة على أداء مهام متعددة في وقت واحد.
• المرونة والتعامل مع الضغط: القدرة على التكيف مع ضغوط العمل والتعامل معها بكفاءة.
• الانضباط المهني: الاهتمام بالمهام والالتزام بالمواعيد النهائية والحفاظ على المظهر المهني