يعتبر السكرتير التنفيذي جزءًا أساسيًا من أي منظمة، حيث يلعب دورًا حيويًا في تسهيل العمليات اليومية وضمان سير العمل بسلاسة. في صناعة العطور ومستحضرات التجميل، بالإضافة إلى معدات الرعاية الصحية، يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية وإدارية قوية. سيكون السكرتير التنفيذي مسؤولاً عن دعم الإدارة العليا وتنسيق الأنشطة المختلفة لضمان تحقيق الأهداف المؤسسية.
Responsibilities:
- إدارة جدول المواعيد وتنظيم الاجتماعات للمديرين التنفيذيين.
- تحضير الوثائق والتقارير اللازمة للاجتماعات والمشاريع.
- تنسيق الاتصالات بين الأقسام المختلفة وضمان تدفق المعلومات بسلاسة.
- مساعدة في إدارة الميزانية والتقارير المالية.
- تقديم الدعم الإداري اليومي، بما في ذلك إدارة البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية.
- تنظيم الفعاليات والاجتماعات الخاصة بالشركة.
- تحديث وصيانة قواعد البيانات والملفات الخاصة بالشركة.
- تقديم الدعم اللوجستي للموظفين والزوار.
- مراقبة المواعيد النهائية والتأكد من الالتزام بها.
- تقديم المساعدة في تطوير استراتيجيات العمل وتحسين العمليات.
Preferred Candidate:
- خبرة لا تقل عن 3 سنوات في مجال السكرتارية أو الإدارة.
- مهارات تنظيمية قوية وقدرة على إدارة الوقت بفعالية.
- قدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع مواقف متعددة المهام.
- مهارات تواصل ممتازة باللغة العربية والإنجليزية.
- إلمام جيد ببرامج الحاسوب المكتبية مثل Microsoft Office.
- قدرة على الحفاظ على السرية والخصوصية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- شخصية إيجابية ومرنة مع القدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة.
- مهارات تحليلية قوية وقدرة على حل المشكلات.
- التوجه نحو النتائج والقدرة على تحقيق الأهداف المحددة.
- التفاعل الجيد مع الزملاء والعملاء على حد سواء.
Skills
- مهارات تنظيمية وإدارية قوية.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة.
- قدرة على إدارة الوقت والتخطيط الفعال.
- مهارات تحليلية وحل المشكلات.
- قدرة على العمل بشكل مستقل وضمن فريق.
- إلمام بأساسيات المحاسبة والميزانية.
- مهارات التعامل مع العملاء وبناء العلاقات.