الهدف و الغرض من الوظيفة:

تنفيذ الخطط و التعليمات و تنظيم و إدارة الشئون الخاصة بمكتب المدير العام ومساعدة المدير العام في الأعمال الروتينية و التأكد من تطبيق النظام المعتمد بمكتب المدير العام

الرئيس المباشر:                       

- المدير العام

- مدير مكتب المدير العام (الرئيس المباشر)

المهام و المسئوليات:

- ينوب عن مدير مكتب المدير العام في حالة عدم تواجده بسبب ظروف السفر و المرض و الأجازات أو خلو المنصب

- إعداد جدول المواعيد و الأعمال الشهري الخاص بالمدير العام

- إعداد الخطة الأسبوعية لأعمال المدير العام

- المحافظة على المظهر العام لمكتب المدير العام من حيث النظافة و الترتيب

- استقبال زوار مكتب المدير العام و الترحيب بهم

- تنسيق جدول مواعيد المقابلات الخاص بالمدير العام

- تحرير و طباعة الخطابات و المكاتبات الخاصة بالمدير العام

- حفظ و صيانة جميع الملفات الخاصة بمكتب المدير العام  بشكل يضمن سلامتها و سرعة استدعائها

- استلام و توجيه البريد و الفاكس الوارد باسم المدير العام وباقي الإدارات و عرضه على المختص و فهرسة هذه المستندات

- استلام و توجيه و إرسال رسائل البريد الإليكتروني الخاصة بالمدير العام و فهرسة هذه الرسائل

- تسجيل البريد و الفاكس الصادر من مكتب المدير العام و فهرسة الفاكسات الصادرة

- كتابة محاضر جميع الاجتماعات و الجلسات و التي يكون المدير العام طرفاً فيها

- التحضير للاجتماعات الخاصة بالمدير العام أو الاجتماعات الدورية و تنسيق و تجهيز كل الوثائق و المستندات التي تخص موضوع  الاجتماع

- مساعدة المدير العام في جميع الأعمال غير المدرجة في هذا التوصيف بناءاً على طلب شخصي

- استقبال و إجراء الاتصالات التليفونية الخاصة بمكتب المدير العام و فهرسة أرقام التليفونات و العناوين

- تنظيم و فهرسة التقارير الداخلية الواردة من الإدارات و الأقسام الأخرى و عرضها على المدير العام و متابعة قرار المدير العام بشأنها و تسجيلها في السجلات الخاصة بها

- التأكد من أن جميع الأجهزة المكتبية و الكهربائية في حالة صالحة للعمل باستمرار و طلب مسئولى الصيانة من داخل الشركة و من خارجها و متابعة أعمال الصيانة لجميع الأجهزة المكتبية الموجودة بمكتب المدير العام

- التأكد من توافر جميع الأدوات المكتبية و الكتابية لمكتب المدير العام و أفراد العمل بمكتب المدير العام

- توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماعات التي يدعو لعقدها المدير العام و تسجيل ذلك على النماذج الخاصة

- حجز تذاكر السفر و الفنادق و بطاقات دخول المعارض الخاصة بالمدير العام و تنظيم رحلات العمل

- كتابة تقرير أسبوعي لبيان ما تم إنجازه من أعمال و ما تم تأجيله مع بيان السبب و رفعه لمكتب المدير العام

نطاق المسئولية و الإشراف:

السكرتير يجب أن يصدر أوامر التحميل و أوامر الشغل و هو مسئول و مشرف على كل من:

1- عامل النظافة

2- عامل البوفيه

3- السائق الخاص للمدير العام

السلطات و الصلاحيات:

- إصدار طلبات الشراء الخاصة بالأجهزة المكتبية و الأدوات الكتابية و المكتبية الخاصة بمكتب المدير العام

- السكرتير لا ينوب على الإطلاق عن المدير العام و ليس له سلطة إتخاذ قرارات إدارية تجاه الإدارات و الأقسام الأخرى و لا يحق له إصدار أوامر شغل لغير من هم تحت نطاق إشرافه

المؤهلات الدراسية:

- بكالوريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (عربي) - بكالوريوس تجارة – قسم إدارة أعمال (إنجليزي)

- بكالوريوس تجارة خارجية – قسم إدارة أعمال - بكالوريوس نظم معلومات إدارية

الخـبرات:

- خبرة بأعمال السكرتارية لا تقل عن 5 سنوات منها سنة على الأقل في وضع وظيفي مماثل

اللـغـات:

- اللغة العربية

بطلاقة تحدثاً و كتابة مع إجادة الكتابة التعبيرية

- اللغة الإنجليزية

جيد جداً على الأقل تحدثاً و كتابة

المهـارات:

1- حفظ و استدعاء المستندات و الوثائق

2- تنظيم الاجتماعات و إعداد الأجندة و كتابة المحاضر

3- التعامل مع أجهزة الحاسب الآلي المكتبية و المحمولة باحتراف

4- التعامل مع برنامج (MS Word) باحتراف و بسرعة كتابة لا تقل عن 40 كلمة/دقيقة  -  وبرنامج ( Excel )

5- التعامل مع برنامج (Outlook Express) باحتراف

6- التعامل مع برنامج (Power Point) و إعداد الشرائح و العروض التقدمية (Presentations)

7- التعامل مع برامج تصفح الإنترنت باحتراف

8- التعامل مع أجهزة الطباعة و تصوير المستندات و الفاكسات و مفارم الورق و ماكينات التغليف بدرجة جيدة جداً

9- مهارات إدارية متوسطة لإدارة من هم تحت نطاق إشرافه و توزيع الأعمال عليهم

10- مهارات الاتصال الفعال و توصيل المعلومات للمتخصصين و لغير المتخصصين

11- المقدرة على إنجاز وأداء أكثر من عمل في توقيت واحد بدون ارتباك

12- إعداد الصياغات التعبيرية المناسبة للمكاتبات باللغتين العربية و الإنجليزية

السمات الشخصية:

1- الانضباط فى المواعيد

2- التركيز و المنطقية في التفكير

3- معدل ذكاء عالي

4- هادئ الطباع و غير إنفعالى

5- ألا يكون مريضاً بالسكر أو الضغط أو القلب أو القولون العصبي

6- اللباقة فى الحديث و بشاشة الوجه

7- حسن الاستماع و الفهم و إدراك المواقف بوعي و تركيز

8- حسن المظهر و الأناقة

9- القدرة على مواجهة المواقف الحرجة بحكمة

10- لا يقل السن عند التعيين في وظيفة سكرتير لمكتب المدير العام عن 25 سنة و لا يزيد عن 35 سنة

ترسل السيرة الذاتية على البريد الالكتروني