الوظائف / وظائف السياحة / مساعد إداري للتدريب

مساعد إداري للتدريب

مترجم

في المكتب دوام كامل

Kempinski Hotels -

السعودية , الاحساء

تقدم للوظيفة

تفاصيل الوظيفة

توظيف دوام كامل

التصنيف أخرى

المجال ضيافة

القسم: الموارد البشرية والتدريب الموقع: المملكة العربية السعودية - الخبر

الوصف الوظيفي

يتولى السكرتير مسؤولية تسهيل الاتصالات داخل المكتب وإدارة التفاعلات مع الجمهور. تشمل واجباته الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها، وجدولة الاجتماعات، وتقديم الدعم الشخصي للموظفين الآخرين في المكتب.

المسؤوليات الرئيسية

استقبال الزوار وتوجيههم إلى الأقسام أو الأشخاص المعنيين.
الرد على المكالمات الهاتفية والتعامل مع الاستفسارات عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
حجز قاعات الاجتماعات، وإعداد المكالمات الجماعية، وتدوين الملاحظات ومحاضر الاجتماعات.
إنجاز المهام الإدارية، بما في ذلك الأرشفة والتصوير.
كتابة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والخطابات.
تطبيق و/أو تطوير إجراءات المكتب وأنظمة السجلات.
طلب المستلزمات والحفاظ على توفرها.
توثيق المعلومات المالية.
تنظيم وتوزيع الرسائل.
إجراء وتأكيد ترتيبات السفر.
إعداد البريد الصادر وإرساله.
الحفاظ على سرية ملفات/سجلات القسم.
أداء مهام مسك الدفاتر الروتينية.
المساعدة في إعداد العروض التقديمية والتقارير.

يمكن إضافة مسؤوليات ومهام إضافية في أي وقت وفقاً لاحتياجات العمل والفندق.